¶ Introduction
La plateforme "Switch Sign" est l'outil de signature électronique de document de l'UniNE. Cette plateforme est utilisée par plus de 27 autres institutions Suisse.
¶ Conditions générales d'utilisation
- Le règlement des signatures de l'UniNE s'applique aux signatures électroniques (droit de signature, limite de montant)
- La facturation de chaque signature est imputée automatiquement sur le centre de coûts "Budget Etat" (Budget des ressources publiques) auquel est rattaché la personne initiant le processus de signature (pour les personnes à contrats multiples, un centre de coûts de rattachement doit être défini).
- L'accès doit être demandé via la plateforme DocHub (dochub.unine.ch --> Rubrique "Demande SwitchSign / Signature électronique de document") par la ou le supérieur-e hiérarchique (responsable du centre de coût)
- Un compte Switch Edu-ID est nécessaire pour accéder à la plateforme
¶ Facturation
- La facturation s'effectue une fois par année et sera imputée sur le centre de coûts "Budget Etat" (Budget des ressources publiques) de la personne démarrant le processus de signature.
| Signature Simple (SES) | Signature Qualifiée | |
|---|---|---|
| Coût d'une signature (TTC) | CHF 0.62 | CHF 2.51 |
Lorsqu'un document comporte plusieurs signatures, chacune d'entre elle est facturée au centre de coûts de la personne qui a initié le processus (2 signatures SES = 2x CHF 0.62).
¶ Types de signature & application
Deux types (niveaux) de signature sont disponibles :
| Signature simple (SES) | Signature qualifiée (QES) | |
|---|---|---|
| Exigences d’identification | Switch edu-ID | Switch edu-ID et autre inscription auprès de Swisscom |
| Application | Documents sans exigence d’écriture avec un faible risque de responsabilité | Documents avec exigence d’écriture ou risque de responsabilité élevé |
| Exemples | - Documents internes aux organisations - Émissions d’ordres - Commandes, contrats - Courriers d’information - Annonces |
- Conventions de recherche Innosuisse - Documents administratifs - Rapports de révision - Ouvertures de comptes bancaires - Résiliations |
Dans la pratique, la signature simple (SES) sera utilisée la plupart du temps. La signature qualifié (QES) quant à elle ne sera utilisée que lorsqu'exigée, elle nécessite une authentification ainsi qu'une activation spécifique.
¶ Utilisation
¶ Type de document
Seuls les fichiers de type PDF peuvent être signés électroniquement.
¶ Espace personnel et "Teamspace"
Par défaut lors de votre connexion à la plateforme, votre espace personnel s'affiche. Lors du démarrage d'un processus de signature dans votre espace personnel, vous êtes la seule personne à pouvoir le gérer. En cas d'absence, personne ne pourra effectuer de relance ou modifier les signataires si besoin.
En fonction des besoins un espace d'équipe (Teamspace) peut-être créé (service, secrétariat ou institut). Il permet à ces membres de suivre les processus de signature en cours et ainsi d'assurer une redondance en cas d'absence.
¶ Accès
La plateforme est accessible à l'adresse https://go.unine.ch/sign (renvoi sur la plateforme de SwitchSign : https://app.sign.switch.ch)
La connexion s'effectue avec le compte Switch Edu-ID.
¶ Signer un document
La procédure ci-dessous décrit un processus de signature avec le niveau "Signature Simple (SES)", consulter le chapitre suivant pour les spécificités du niveau "Signature Qualifiée".
- Démarrer le processus de signature dans votre espace personnel ou dans le Teamspace de votre choix en ajoutant un document sur la page "Nouveau processus de signature".
-
Choisir ensuite les diverses options de signature
- Nom du processus de signature - Par défaut le nom du document PDF sélectionné
- Qui doit signer - Il est possible de préciser l'ordre si nécessaire. Une personne externe à l'UniNE peut également être invitée avec son adresse Email
- Choisir le "Niveau de signature"
- Placer les signatures sur une page supplémentaire - Si le document ne dispose pas de suffisamment de place pour apposer les signatures, il est possible d'ajouter une page sur laquelle elles seront apposées.
- Protéger les documents avec un mot de passe - Afin d'apporter une sécurité supplémentaire, il est possible de protéger les documents avec un mot de passe. Si cette option est choisie, le mot de passe ne doit pas être transmis en texte clair !
Dans le cas ou le signataire est une autre personne, une icône apparait sur la droite vous permettant d'insérer un message.
- Apposer la/les signature(s) à l'emplacement désiré dans le document. L'encart peut être redimensionné, attention toutefois à ce qu'il ne soit pas trop petit.
- Cliquer sur "Signer et Sauvegarder" dans le cas où vous êtes également signataire du document
- Cliquer sur "Sauvegarder" si vous êtes uniquement l'initiateur du processus de signature
- Le document est ensuite signé et téléchargé automatiquement
ATTENTION le document doit impérativement être téléchargé et stocké sur un lecteur réseau UniNE, 30 jours après la fin du processus de signature il sera supprimé de la plateforme SwitchSign!
L'email ci-dessous est envoyé 5 jours avant la suppression, un 2ème email est envoyé lors de la suppression effective.
¶ Signature Qualifiée - Spécificité
Le profil par défaut ne permet pas l'utilisation de la signature qualifiée, il est accordé sur demande.
Le niveau de signature "Qualifié" étant plus exigeant, une procédure d'authentification supplémentaire doit être effectuée lors du processus de signature du document.
a) Après avoir chargé le document, lors du choix du "Niveau de signature", cliquer sur "Qualifié". La "Juridiction" de type "Suisse (SCSE)" sera utilisée la plupart du temps sauf si "Union Européenne (eIDAS)" est requis.
b) Apposer la/les signature(s) à l'emplacement désiré dans le document. L'encart peut être redimensionné, attention toutefois à ce qu'il ne soit pas trop petit.
- Cliquer sur "Signer et Sauvegarder" dans le cas où vous êtes également signataire du document
- Cliquer sur "Sauvegarder" si vous êtes uniquement l'initiateur du processus de signature
c) Entrer le "Mot de passe" choisi lors de la procédure de l'authentification pour signature qualifiée (QES) effectuée auprès du Swisscom Shop
d) Un code est envoyé sur le numéro de téléphone mobile renseigné lors de l'authentification
¶ Processus de signature - Gestion
Que vous soyez initiateur du processus de signature pour une autre personne ou signataire d'un processus démarrer par une autre personne, plusieurs actions peuvent être exécuter notamment :
- Inbox - Visualiser les documents à signer
- Suivre un processus de signature
- Modifier les signataires
- Relancer un signataire
- Affecter un label
¶ Inbox - Visualiser les documents à signer
Dans la partie "Inbox", la liste des documents que vous devez signer s'affiche, cliquer dessus pour avoir le détail et effectuer la signature.
¶ Suivre un processus de signature
- Dans votre espace personnel ou un Teamspace, cliquer sur "Mes processus" ou "Nos processus". La liste des processus en cours s'affiche.
- Cliquer sur le processus désiré. En cliquant sur les trois points verticaux a côté du statut, les actions possibles s'affichent.
¶ Modifier un signataire
-
Dans votre espace personnel ou un Teamspace, cliquer sur "Mes processus" ou "Nos processus". La liste des processus en cours s'affiche, cliquer sur le processus désiré
-
En cliquant sur les trois points verticaux a côté d'un signataire n'ayant pas encore signé, il est possible de le supprimer.
- En cliquant sur l'icône d'ajout, un signataire supplémentaire peut être ajouté
¶ Relancer une personne signataire
Dans le cas ou la personne devant signer le document ne l'effectue pas, vous avez la possibilité de le relancer et il recevra ainsi un email de rappel.
-
Dans votre espace personnel ou un Teamspace, cliquer sur "Mes processus" ou "Nos processus". La liste des processus en cours s'affiche, cliquer sur le processus désiré
-
En cliquant sur les trois points verticaux a côté d'un signataire n'ayant pas encore signé, il est possible de le relancer.
¶ Affecter un label au document
Divers labels peuvent être créés pour organiser les documents par catégorie dans la plateforme SwitchSign, par exemple "Offres" ou "Contrats".
-
Dans votre espace personnel ou un Teamspace, cliquer sur "Mes processus" ou "Nos processus". La liste des processus en cours s'affiche.
-
Cliquer sur le processus désiré. En cliquant sur les trois points verticaux a côté du statut, il est possible d'y attribuer un label.
¶ Configuration du compte utilisateur
Quelques paramètres peuvent être défini dans votre compte.
- Cliquer sur la petite flèche a côté de votre nom puis sur "Réglages" Afin d'accéder à la configuration de votre compte
¶ Carte de signature
La carte de signature qui est apposée visuellement sur le document signé peut être complétée en ajoutant le lieu ou une image de la signature manuscrite.
Les champs Prénom et Nom ne peuvent être modifiés car ils proviennent de la liaison Edu-ID.
¶ Modifier la fonction
- Ajouter ou modifier la fonction dans le champs "TEXTE LIBRE 1" puis cliquer sur "Sauvegarder".
¶ Modifier le lieu
- Modifier le lieu dans le champs "TEXTE LIBRE 2" puis cliquer sur "Sauvegarder".
¶ Afficher la signature manuscrite
Nous ne recommandons pas cette option car l'image de la signature manuscrite remplace ensuite le nom dans la carte de signature.
- Cliquer sur "Modifier" puis sur "Télécharger la signature"
- Charger l'image scannée de votre signature manuscrite puis cliquer sur "Sauvegarder"
¶ Types de signatures
Cette page vous renseignera sur les différents type de signature dont vous disposez ainsi que l'état d'activation de la signature qualifiée (QES) si vous y avez accès.
¶ Vérifier l'état d'activation
- Cliquer sur "Vérifier l'état" a côté de chacun des types de signature qualifiée Suisse (SCSE) et UE (eIDAS)
¶ Signature Qualifiée - Authentification
Afin de pouvoir signer des documents avec le type de signature qualifiée (QES), une authentification auprès d'un Swisscom Shop est nécessaire.
Cette authentification est gratuite.
Prérequis
- Disposer d'un téléphone mobile de type Smartphone ainsi qu'un abonnement mobile auprès d'un prestataire Suisse
- Document d'identité en cours de validité (carte d'identité, passeport)
Un mot de passe doit être défini pour l'utilisation du service, il sera demandé ensuite lors de chaque signature qualifiée (QES).
Etapes de la procédure :
- Se rendre dans un Swisscom Shop (par exemple Rue Saint-Honoré 5, 2000 Neuchâtel)
- Informer le collaborateur du Swisscom Shop que vous désirez effectuer une "Authentification pour la signature qualifiée" dans le cadre de la signature électronique de document
- Effectuer la procédure d'authentification avec le collaborateur du Swisscom Shop
Durant la procédure d'authentification, plusieurs SMS vous parviendront d'un numéro Mobile Swisscom (code d'authentification, acceptation des conditions générales, etc). Le dernier SMS reçu confirme l'inscription à la signature qualifiée.
La signature qualifiée doit ensuite être activée dans la plateforme SwitchSign
Dans la majorité des cas la procédure devra être effectuée à nouveau lors d'un changement de téléphone.
¶ Signature Qualifiée - Activation
Après avoir effectué la procédure "Authentification pour signature qualifiée (QES)" auprès d'un Swisscom Shop, l'activation dans la plateforme SwitchSign doit être effectuée.
Cette activation peut être effectuée dans un cas réel de signature ou sur un fichier quelconque utilisé uniquement pour activer la signature qualifiée.
- Dans la plateforme SwitchSign, démarrer un processus de signature en choisissant le niveau de signature "Qualifié" puis cliquer sur "Activer et signer".
- Contrôler prénom, nom de famille et insérer le numéro de téléphone utilisé lors de l'activation au Swisscom Shop
- Une confirmation s'affiche vous informant de la réussite de l'activation pour la signature qualifiée (SEQ)
- Vous pouvez désormais terminer le processus de signature "Qualifiée" en cliquant sur "Suivant" (cette dernière étape est facultative s'il s'agit uniquement d'activer la signature qualifiée et non signer un document réel)
¶ Types de compte existant
Il existe actuellement 3 profil de comptes.
| Profil | Fonctionnalités | Besoin, personne type |
|---|---|---|
| Signature Simple | - Signature Simple (SES) - Démarrer et gérer processus signature |
- Profil par défaut |
| Signature Qualifiée | - Signature Simple (SES) - Signature Qualifiée (QES) - Démarrer et gérer processus signature |
- Besoin de signature qualifiée |
| Gestion processus | - Sans signature - Démarrer et gérer processus signature |
- Secrétariat |
¶ Demande d'accès / Changement de centre de coûts
Toute demande d'accès à la plateforme Switch Sign ou de changement de centre de coûts doit être effectuée par le responsable du centre de coûts via DocumentHub (https://dochub.unine.ch) rubrique "Demande SwitchSign / Signature électronique de document".
Une fois votre compte créé, vous recevez un email d'invitation à utiliser la plateforme.
¶ Problèmes rencontrés
¶ Validité signature inconnue
Dans Adobe Acrobat ou Adobe Acrobat Reader, il peut arriver que la liste de confiance ne soit pas correctement mise à jour. Cette situation se traduit par l'information "Validité de la signature INCONNUE" :
Ce n'est pas une erreur de signature, mais cela est dû à une liste de confiance obsolète. Suivez les étapes ci-dessous pour mettre à jour la liste de confiance et afficher correctement le
statut de validation.
- Ouvrez les préférences dans Adobe Acrobat Reader / Adobe Acrobat.
- Dans le menu de gauche, sélectionnez « Gestionnaire d’approbations ».
- Cliquez sur « Mettre à jour » sous « Mises à jour Adobe Approved Trust List
(AATL) automatiques ». - Cliquez sur « Mettre à jour » sous « Mises à jour European Union Trusted
Lists Vertrauenslisten (EUTL) automatiques ». - Rouvrez le document signé.
¶ Plus de détails ?
Consulter la page officielle de Switch pour plus de détail sur les fonctionnalités :
https://www.switch.ch/sign/