Webex Meetings

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Cisco Webex Meetings est une application qui permet de participer à des réunions vidéo et/ou audio. Pour fonctionner, un appareil muni d’une caméra et/ou d’un micro est nécessaire. Un téléphone portable est suffisant.

L'application permet en plus de la réunion vidéo, le partage de fichiers multimédias (PowerPoint par exemple) ainsi que l'enregistrement d'une réunion, pour la rendre ensuite disponible via Moodle par exemple.

Compte

Webex Meetings nécessite un compte pour organiser des sessions. Aucun compte n’est requis pour les participant-e-s.

Se référer au Guide initial de Webex pour l’inscription.

Réunion

Cisco Webex Meetings vous permet de créer une réunion virtuelle, qui soit planifiée ou non. L’accès à ce système nécessite, pour le créateur de la réunion, un compte Webex enterprise

Réunion immédiate

Participer à une réunion

Pour participer à une réunion il n’est pas nécessaire d’avoir un compte Webex. Il est par contre recommandé de disposer d’un appareil ayant une caméra et un micro.

L'organisateur de la réunion doit transmettre un lien (par email par exemple) sur lequel il faudra cliquer pour activer la participation.

Si l’application Cisco Webex Meetings n'est pas encore installée, une invitation à l'installer vous sera proposée. Elle fonctionne également sur un smartphone ou une tablette.

En cas de participation à une réunion planifiée, il est possible qu'un mot de passe soit demandé. Il est en principe fourni par l'organisateur de la réunion et est transmis avec l'invitation.

L'application peut demander à utiliser la caméra et le microphone de l'appareil, il faut l'autoriser.

Webex Meeting démarre dans votre salle personnelle. Les paramètres audio et vidéo sont paramétrables en cliquant en bas à droite de la fenêtre.

Webex Meetings Salle Personnelle.png

Cliquer sur "Rejoindre la réunion" pour y participer.

Démarrer une réunion immédiate

Pour démarrer une réunion immédiate dans Webex Meetings, il est nécessaire d’avoir :

  • Un compte Webex Enterprise
  • Un appareil connecté avec une caméra et un micro

Il y a deux possibilités différentes pour créer une réunion immédiate :

  • Via l’application Webex Meetings
  • Via un navigateur internet

Créer et démarrer une réunion via l’application Webex Meetings

Pour installer le logiciel Webex Meetings, se référer Webex Guide initial.

Une fois l’application installée et démarrée, la vue ci-dessous doit s'afficher.

Webex Meetings image11.png

Copier l’URL se trouvant sous le nom (en haut) et la transmettre aux invités (par email par exemple) en cliquant sur l'icône juste à droite l'adresse.

Webex Meetings Lien Salle Personnelle.png

Cliquer sur le bouton "Démarrer une réunion" et attendre que les participants rejoignent la réunion.

Webex Meetings Démarrer une réunion.png

Créer et démarrer une réunion via le navigateur internet

  • Ouvrir un navigateur internet et se rendre à l'adresse https://unine.webex.com.
  • Cliquer sur Se Connecter.
  • Saisir l'adresse e-mail et le mot de passe définis lors de l'inscription à Webex.

Dans la salle personnelle, copier l'URL de la salle en cliquant sur l'icône juste à droite du nom et la transmettre aux invités par email par exemple

Webex Meetings Web Lien Salle Personnelle.png

Cliquer sur le bouton "Démarrer" et attendre que tous les participants joignent la réunion

Webex Meetings Web Démarrer une réunion.png

Pour plus d’informations sur le déroulement de la réunion, se rendre au chapitre consacré à l’interface de Webex Meetings.

Réunion planifiée

Créer une réunion planifiée

La création de réunion planifiées se fait plus aisément par l'interface web.

  • Ouvrir un navigateur internet et se rendre à l'adresse https://unine.webex.com.
  • Cliquer sur Se Connecter.
  • Saisir l'adresse e-mail et le mot de passe définis lors de l'inscription à Webex Meetings.

Cliquer "Programmer" pour ouvrir l’interface de création de réunions planifiées.

Il faut maintenant saisir les informations de la réunion:

  • Le sujet (plus on est précis, plus simplement on retrouvera la réunion)
  • Le mot de passe qui sera transmis aux invités
  • Une date, une heure de début et une durée (cliquer sur la flèche descendante à droite de la date)
  • Cocher la case Récurrence et définir la fréquence des réunions si c'est nécessaire
  • Sous "Participants", il est conseillé de laisser cette zone vide. Ne se trouveront ici que les utilisateurs enregistrés dans Webex. On préfèrera donc l'envoi d'un e-mail groupé pour inviter les participants ou on affichera cette information dans un forum dédié comme Moodle par exemple.
  • (Optionnel) Modifier les options avancées en fonction des besoins
  • Cliquer sur Programmer pour terminer
  • Un e-mail de confirmation est envoyé. Il contient les informations de la réunion ainsi qu'un bouton de démarrage de la réunion. Si des participants ont été saisis précédemment, ils recevront également le message.

La planification de la réunion est maintenant terminée

Démarrer une réunion planifiée

Pour démarrer une réunion planifiée, il est conseillé de passer par l’application "Webex Meetings". Si elle n'est pas déjà installée, se référer Webex Guide initial.

A défaut, il est possible de démarrer la réunion via le site internet, mais la qualité de la vidéo et du son sont certaines fois quelque peu dégradées.

  • Démarrer l'application Webex Meetings
  • S'identifier avec l'adresse @unine.ch et le mot de passe défini lors de l'inscription à Webex
  • Une fois authentifié, les réunions planifiées sont visibles
  • Démarrer la réunion voulue en cliquant sur le bouton en regard
Webex Meetings image14.png

L'application de vidéoconférence s'ouvre et ouvre le micro et active la caméra

Webex Meetings Salle Personnelle.png

Déléguer les droits d'organisateur-trice de la réunion

Il peut être pratique ou nécessaire dans certains cas de déléguer l'organisation d'une réunion à quelqu'un d'autre (intervenant externe, assistant, etc...). On peut distinguer deux cas différents:

Intervenant interne à l'UniNE avec compte WebEx professionnel (compte converti)

Lors de la planification de la réunion dans l’interface Web, il faut saisir le nom des co-organisateurs-trices dans le champ Participants. Pour les personnes au bénéfice d’un compte professionnel, une icône particulière est visible à la suite de son nom:

En cliquant sur cette icône, on peut donner le rôle "co-organisateur"

ou le supprimer

La personne disposant de ce rôle peut démarrer et gérer la réunion sans l'aide de l'organisateur-trice principal-e.

Intervenant externe à l’UniNE ou sans compte WebEx professionnel

Pour cette catégorie de participant-e-s, on ne peut pas attribuer le rôle "co-organisateur" lors de la programmation de la réunion. Cette opération doit se faire après le démarrage de la réunion par l'organisateur-trice principal-e.

Dès que les personnes invitées commencent à rejoindre la réunion, l'organisateur-trice principal-e peut déléguer son droit à n'importe quel membre présent. Pour ce faire, il faut afficher la liste des participant-e-s en cliquant sur le bouton en bas à droite:

À partir de ce moment-là, l'organisateur-trice principal-e peut quitter la réunion.

Qui peut faire quoi?

Démarrage de la réunion:

La personne ayant planifiée la réunion ou celle disposant du rôle "co-organisateur" peut démarrer une réunion planifiée

Enregistrement:

Si la personne ayant planifiée la réunion est connectée, c'est elle qui doit démarrer l'enregistrement de la session. Si elle est absente, et seulement dans ce cas, c'est celle disposant du rôle "co-organisateur" qui démarre l'enregistrement.

Dans tous les cas de figure, l'enregistrement est hébergé dans le compte de la personne planificatrice de la réunion.

Enregistrer une réunion

Cisco Webex Meetings permet l’enregistrement de la réunion en cours.

Cet enregistrement peut être créé de deux manières:

  • Dans le cloud (solution préférée):
    • Avantage: Conservation des interactions (chat, sondage, etc) dans l'interface.
    • Inconvénient: L'enregistrement n'est parfois disponible que plusieurs heures après la fin de la réunion.
  • En local sur votre ordinateur:
    • Avantage: Enregistrement disponible immédiatement.
    • Inconvénient: Format propriétaire, nécessité de convertir le fichier pour le rendre lisible par tous
      Perte des interactions, seul le flux du salon est conservé.

Une fois la réunion lancée, démarrer l’enregistrement via le bouton se trouvant en bas de l’interface.

Une boîte de dialogue s’ouvre et il est possible de démarrer l’enregistrement. Il faut toujours vérifier si l'enregistrement se fait dans le Cloud ou en local.

Webex Meetings image17.png

Une fois la réunion terminée, l'enregistrement est disponible:

Cloud: Sur https://unine.webex.com, dans sa salle personnelle, sous "Enregistrements"

Local: À l'emplacement indiqué lors du démarrage de l'enregistrement

Pour un enregistrement dans le Cloud, la vidéo apparaît comme suit :

Il est alors possible de la télécharger, la partager, l’éditer ou la supprimer.

En la téléchargeant, les informations sur le chat, les questions, sondages, notes et participants seront perdues.

Dans la partie "Editer", il est possible modifier le sujet, donner des informations supplémentaires à la vidéo, garder ou ajouter une description.

En cas d'enregistrement local, il faut convertir la vidéo au format WMV pour la transmettre au plus grand nombre ou dans le système Ubicast. Se référer à la documentation relative pour la marche à suivre.

Le partage de la vidéo est décrit au chapitre suivant.

Modifier la présentation des enregistrements

Il est possible de modifier la présentation des enregistrements dans le Cloud (applicable seulement aux futures enregistrements).

Deux options distinctes existent qui correspondent à deux cas de figures:

  • Lorsque seulement la webcam est diffusée
  • Lorsque du contenu est partagé à travers WebEx (p.e. écran, powerpoint etc)

Pour modifier ces paramètres :

  • Se rendre sur sa page personnelle du site https://unine.webex.com.
  • Accéder à la page des "Préférences" depuis le panneau de gauche
  • Accéder à l'onglet "Enregistrement"
  • Modifier les options désirées
  • Mémoriser le changement en cliquant sur le bouton "Enregistrer" en bas de la page
Webex Page Préférences Enregistrement.png

Partager un enregistrement

Dans le but d'unifier le stockage et la distribution des vidéos produites, il est préférable de partager un enregistrement à travers la plateforme multimédia Ubicast.

Dans un premier temps, il faut télécharger le fichier au format MP4 en cliquant sur le bouton à droite de la vidéo (section "Enregistrements" de la page d'accueil de votre compte WebEx).

Webex Meetings image18.png

Il faut ensuite charger la vidéo dans le système UbiCast comme décrit dans le tutoriel Importer une vidéo existante.

Pour terminer, la vidéo peut être publiée dans Moodle pour que les personnes concernées puissent la visionner: Ajouter une vidéo UbiCast dans Moodle

Description de l’interface de l’application

Préparation des périphériques

Avant de se connecter à la salle de réunion, il faut passer par l’étape de préparation. Cet écran offre un aperçu de la caméra et permet d’effectuer les réglages du matériel.

Le bouton bleu en haut à droite permet d’inverser l’image (gauche-droite).

Les boutons en bas de l’image permettent de couper/enclencher le micro, respectivement la webcam.

Les menus au-dessous permettent de définir une source externe pour l’image et de configurer son et micro (sources, périphériques).

Fenêtre de vidéo conférence

La fenêtre de vidéo conférence se présente comme suit :

Fenêtre principale

Montre les différentes webcams, ainsi que le contenu partagé par eux-mêmes.

Cette partie de l’application occupe la majeure partie de l’écran. Elle contient notamment :

  • Les aperçus des webcams de chaque participant.
  • La diffusion par un des utilisateurs d’un flux média (powerpoint, tableau blanc, vidéo,…)
  • Un aperçu miniature de sa propre webcam
  • Une série d’actions en bas. Celles-ci apparaissent seulement quand on approche le curseur de la souris.

Menu général

Le menu en haut de l’application permet d’accéder à toutes les fonctions disponibles. Cette section en liste ici les principales :

  • Dans le menu Fichier, on trouve des options pour ouvrir un fichier, enregistrer un document, transférer un document aux participants, quitter la discussion, etc.
  • Le menu Partager permet de partager du contenu avec les participants. Ce contenu peut être un écran, une fenêtre d’application, une page web, une vidéo, etc.
  • Dans Participant, on peut notamment inviter des personnes dans le meeting, donner des privilèges (animateur, organisateur, etc.) et accéder au lien du salon.
  • Finalement, le menu Réunion permet de définir les options du salon ainsi que l’enregistrement de la discussion.

A la droite de cette barre de menu, on trouve différents statuts. L’icône rouge ici indique qu’un enregistrement est en cours. La puce verte à droite signifie que l’on est connecté.

Fenêtre latérale

La partie droite de la fenêtre regroupe tous les détails de collaboration, comme la liste des participants, un chat, une zone de prise de notes, des sondages, des sous-titres, etc.

A noter que dans le chat, il est possible soit de chatter avec une personne, soit avec la totalité des personnes connectées.

Partage de contenu

Durant une présentation, il est tout à fait possible de partager du contenu externe et multimédia en plus de sa webcam. Il faut que ce contenu externe soit ouvert en tâche de fond avant le démarrage de la réunion vidéo. Pour ce faire, il est nécessaire de cliquer soit dans le menu Partager > Partager du contenu soit en passant par la troisième icône en bas de l’écran.

On peut alors choisir la source (écran spécifique ou fenêtre d’une application).

NB : au vu du fonctionnement des deux applications, l’utilisation d’OpenBoard en même temps que Webex Meetings pose des problèmes !

Une fenêtre partagée comporte une information supplémentaire en haut à droite. Ce bouton permet d’arrêter le partage d’une fenêtre. Si une autre fenêtre vient à être sélectionnée, ce bouton y apparaît également et permet ainsi de partager une seconde application.

Exemple de contenu partagé.

Lorsque du contenu est partagé, la fenêtre habituelle du salon est minimisée et seule une barre d’action apparaît alors en bas de l’écran.

Webex Meetings image28.png

Si cette barre permet de faire les actions habituelles (réglage son, affichage du chat, des participants, etc.), elle permet également de mettre en pause la diffusion du contenu, voire de l’arrêter.

La capture ci-dessous montre comment les autres participants voient le contenu. L’application partagée prend alors toute la place, et la webcam se trouve minimisée en haut de l’écran.


Examen avec Webex Meeting

Validation technique

Quelle que soit la forme exacte de la session choisie, l’étudiant-e doit avoir la possibilité de tester au préalable l’environnement sans être en condition d’examen. Pour cela, il/elle dispose de plusieurs pistes :

  • Test complet de quelques minutes avec l’enseignant-e / assistant-e.

Invitation du-de la candidat-e

L’enseignant-e doit communiquer au candidat – à la candidate, l’adresse de sa « Salle personnelle », soit :

https://unine.webex.com/join/prenom.nom

Considérations logistiques

Afin d’assurer un réel one-to-one meeting, il faut utiliser la « Salle de conférence Personnelle » de l’enseignant-e et de la verrouiller dès son lancement.

Il est primordial d'utiliser l'application « Webex Meetings » et non l'application « Webex Teams » afin d'assurer l'unité d'utilisation, notamment le "Lobby".

Une modification dans le profile personnel, permet de rendre la « Salle personnelle » verrouillée par défaut.

Ceci permet ensuite de n’accepter qu’une personne à la fois et de voir les autres personnes qui joignent la session dans un espace appelé « Lobby ».

Lorsque l’enseignant-e démarre sa session, il/elle doit voir sa « Salle de réunion personnelle » en mode verrouillé :

Dès qu’une ou plusieurs personnes se connectent (via https://unine.webex.com/join/prenom.nom ), celles-ci sont placées dans une salle d’attente nommée « Lobby ».

L’enseignant-e peut ensuite admettre une ou plusieurs personnes dans la session (par exemple autre étudiant-e en cours de préparation ou expert-e):

Il est ensuite possible de rebasculer n’importe quel-le participant-e dans le lobby.

On peut aussi remettre la salle en mode « ouvert » via l’option « Unlock Meeting »

Problèmes rencontrés

Affichage de contenu OpenBoard

Les applications Webex et OpenBoard ne sont pas compatibles, elles ne peuvent pas fonctionner ensemble par le fait que les deux veulent prendre le contrôle de l'écran.

Les participants n'arrivent pas à rejoindre la réunion verrouillée pour entrer dans le Lobby

La mise en file d'attente des participants dans un Lobby est uniquement disponible depuis sa salle personnelle. C'est à dire qu'il n'est pas possible de programmer une réunion avec un Lobby. Il faut directement cliquer sur le bouton "Démarrer une réunion" sur l'application Webex Meetings ou sur le site web https://unine.webex.com pour démarrer sa salle personnelle qui sera ensuite disponible pour un Lobby.