Webex Events

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Description

WebEx Events est un outil de réunion en ligne étendu avec des fonctionnalités adaptées à la programmation d'un événement regroupant beaucoup de personnes.

Il est basé sur WebEx Meetings. Il permet de programmer son événement très précisément notamment de gérer la partie descriptive de l'évènement, inscription des participants, personnalisation de l'e-mail d'invitation, création d'une enquête de satisfaction, etc...

La partie vidéoconférence ressemble très fortement à Webex Meeting. C'est donc la partie organisation qui est très intéressante.

Création de compte

WebEx Events nécessite un compte Webex Meetings pour organiser des sessions. Aucun compte n’est requis pour les participant-e-s.

Se référer à la documentation relative à WebEx Meetings pour l’inscription.

Programmation d'un événement (nécessite un compte Webex meetings)

Ouverture de Webex Event

Se rendre sur le site https://unine.webex.com puis utiliser le bouton " Se connecter " en haut à droite et se connecter avec son compte Webex Meetings.

Ouvrez ensuite le Webex Events depuis la Page d'accueil :

Si la page affichée n'est pas " Salle personnelle de... ", afficher la barre de menu depuis le bouton entouré ci-dessous puis choisir " WebEx Events ".

Options de programmation de l'événement

Webex Events Programmer.png

La plupart des configurations sont intuitives et ne nécessitent pas forcément d'être documentées dans ce document.

Voici les quelques configurations qui pourraient vous intéresser :

Partie "Informations de base"

Webex Events Planification Informations de base.png

Listée sur le calendrier public : indique que l'événement (une fois programmé) sera visible pour tous sur le site https://unine.webex.com/  sans avoir besoin d'être connecté.

Inscription : L'inscription est disponible uniquement si l'organisateur n'a pas limité l'événement aux invités uniquement.

Webex Events événements programmés.png

Partie "Description et options de l'événement"

Webex Events Description.png

Supports pour l'événement : Il vous est possible avec cette option de mettre en ligne des documents que les utilisateurs pourront consulter avant le début de l'événement.

Enquête après événement : Il vous est possible de réaliser une petite enquête de satisfaction après l'événement. Les utilisateurs pourront ainsi laisser des commentaires que vous pourrez ensuite récupérer dans votre compte Webex. La récupération de l'enquête est expliquée au point Récupération d'une enquête.

URL de destination après l'événement : Cette option redirigera tous les invités sur le site que vous mentionnez lorsqu'ils quittent l'événement ou que vous y mettez fin. Il n'y a actuellement que le domaine UNINE.CH ainsi que WEBEX.com qui sont autorisé dans cette redirection.

Partie "Participants et inscriptions"

Webex Events Participants Inscriptions.png

Participants : En cliquant se le lien " Créer la liste d'invitations " Il vous est possible d'ajouter un par un les participants ou d'alors utiliser un fichier CSV (proposé par Webex) qui vous permet d'importer des contacts en masse.

Webex Events Liste Invités.png

Inviter d'autres personnes : Si cette case est cochée, les invités pourront inviter une personne en indiquant son adresse email lors de l'inscription sous " Inviter un ami ".

Webex Events Inscription confirmée.png

Identifiant d'inscription nécessaire: à venir.

Gestion de l'événement après sa programmation

Lors de la création de l'événement, un e-mail vous est ensuite envoyé avec les informations nécessaires. Cliquez donc sur le bouton vert " Démarrer l'événement " pour afficher la page de l'événement

Webex Events Démarrer l'événement.png

Cette page permet de gérer l'événement après sa création.

Vous pouvez :

  • Envoyer le lien directement par email aux participants ou aux co-animateurs que vous avez défini dans l'événement.
  • Envoyer un email d'invitation/de mise à jour aux différentes personnes
  • Gérer les inscriptions pour voir les inscriptions " en attente ", " approuvées ", " Refusées ", " Toutes ".
  • Editer l'événement pour modifier tout ce que vous voulez si vous avez oublié quelque chose.
  • Supprimer l'événement.
  • Démarrer l'événement.
Webex Events Informations sur l'événement.png

Rejoindre un événement

Cliquez simplement sur le lien qui vous a été transmis par email et inscrivez-vous à l'événement si nécessaire. Référez-vous au point "Inscription à un événement".

Si vous ne possédez pas le lien de l'événement

Rendez-vous sur https://unine.webex.com/ puis dans le menu en haut à gauche, sélectionnez sur " Webex Events ".

Webex Events Menu.png

Si l'événement est rendu public, il sera visible dans " Liste d'événements " sinon, rendez-vous dans " Événements non listés " et entrez le numéro de l'événement et inscrivez-vous si nécessaire. Référez-vous au point "Inscription à un événement".

Inscription à un événement

Webex Events Inscription Obligatoire.png

Il est possible que l'inscription nécessite une approbation de l'organisateur.

Vous recevrez ensuite par email toutes les informations nécessaires.

Récupération d'une enquête

Pour récupérer le résultat d'une enquête réalisé à la fin d'un évènement, il faut ouvrir Webex Event comme indiqué au point Ouverture de Webex Event et sélectionner " Mon Webex ".

Webex Events Menu Mon Webex.png

Entrer dans le menu " Mes Rapports " puis " Rapport sur la participation ". Il faut ensuite rechercher un rapport par rapport à la date puis cliquer sur " Afficher le rapport ". Rien ne se passe durant quelques secondes pour permettre au système d'afficher la liste.

Webex Events Rapport sur la participation.png

Cliquer ensuite sur le nom de l'événement pour en afficher le contenu.

En haut de la page du contenu il est possible de cliquer sur le bouton " Exporter " pour en obtenir un document CSV qui contiendra tous les détails.

Validation des inscriptions

Dans le cas où l'option " Approuver automatiquement toutes les demandes d'inscriptions " n'avait pas été activée lors de la planification de la session, il faut valider manuellement chaque demande d'inscription d'un/une participant-e.

Pour ce faire, ouvrir le lien vers la session à partir de l'e-mail de notification d'inscription puis se connecter avec son compte WebEx.

Dans la page qui s'ouvre, accéder à la fonction " Gérer les inscriptions " en bas de page.

Webex Training Info Session.png

La liste des demandes d'inscription s'affiche, cliquer sur " en attente ", cocher la case à côté du ou des participant-e-s puis cliquer sur " Accepter " ou " Rejeter ".

Webex Training Inscriptions Attente.png

Le/la participant-e recevra un e-mail de confirmation comportant le lien et un mot de passe qui lui permettra de rejoindre la session de formation.

Enregistrement de session

Tout comme Webex Meetings, il est possible d'enregistrer une session complète.

Cet enregistrement peut être lue directement depuis le site webex.

Ce processus est identique à celui Webex Meetings, se référer à la documentation relative à cet outil.

FAQ

Peut-on transformer un-e participant-e en co-animateur/trice en cours de session ?

Un-e participant-e ne peut pas montrer sa caméra ni partager du contenu, seul son micro peut être débloqué manuellement pour lui donner la parole.

Il est possible de le/la transformer en co-animateur-trice en cours de session pour lui donner cette possibilité en cliquant sur le panneau de droit sur "Afficher tous les participants...", sélectionner le/la participant-e puis cliquer sur le bouton "Rendre co-animateur".

Le/la nouveau/nouvelle co-animateur/trice peut maintenant activer sa webcam et son micro pour être vu et entendu.

Pour afficher le panneau des participant-e-s s'il n'est pas visible, utiliser le bouton "Participants" de la barre d'outils en bas de l'écran principal.

Webex Events Bouton Participants.png

Comment un-e co-animateur/trice peut-il/elle partager du contenu ?

L'organisateur/trice doit au préalable lui attribuer le rôle de "Animateur".

Il ne peut y avoir qu'un-e seul-e animateur/trice à la fois. Ce rôle est indiqué par l’icône Webex à coté de son nom dans la liste de participant-e-s.

L'organisateur/trice peut à tout moment partager du contenu, le rôle d'animateur/trice lui sera automatiquement restitué.

Est-ce possible de permettre aux co-animateurs de vérifier leur micro et caméra avant le début de la session ?

Il est possible, en cours de session, de passer en mode "Session d'apprentissage" pour permettre aux co-animateurs/trices de tester la webcam, le micro et le partage de contenu entre eux/elles sans que les participant-e-s ne puissent voir ni entendre ces tests.

Pour basculer dans ce mode, utiliser le menu "Événement > Commencer la session d’apprentissage". Pour le désactiver, utiliser la fonction inverse depuis ce même menu.

Une bannière jaune indiquera "Session d'apprentissage" tant que ce mode est actif.

Peut-on manuellement bloquer la caméra sur l'un-e des co-animateurs/trices ?

Par défaut, c'est la caméra de la personne qui prends la parole qui est affichée automatiquement en grand.

L'organisateur/trice ainsi que l'animateur/trice désigné-e peuvent manuellement choisir la caméra du/de la co-animateur/trice qui sera montrée via l'icône d'épingle en haut de l'écran principal puis en activant l'option "Tous mes contacts" et en sélectionnant le nom de la personne.

Webex Events Sélection Caméra.png

Peut-on contrôler le mode d'affichage des différentes caméras ?

Dès 3 co-animateurs/trices, chaque personne qui assiste à la session peut choisir manuellement un affichage différent des webcam depuis le bouton en haut à droite de l'écran principal.

Webex Events Mode Affichage.png

trois modes sont disponibles:

  • Affichage en grille
  • Interlocuteur actif et miniatures (par défaut)
  • Affichage vidéo de l'interlocuteur actif

L'interlocuteur actif peut être manuellement choisi comme décrit au chapitre précédent.

Il n'est pas possible de décider du mode d'affiche pour les participants.

À partir de quand peut-on rejoindre une session planifiée ?

La session peut être rejointe par les participant-e-s et co-animateurs/trices dès que l'organisateur/trice l'a démarré.

Passer en mode "Session d’apprentissage" dès le démarrage de la session permet de laisser le temps aux co-animateurs/trices de rejoindre la session et vérifier leur micro et caméra.

Peut-on permettre à quelqu'un d'autre d'éditer les informations d'un événement planifié ?

Non, seul l'organisateur/trice qui l'a créé peut faire des modifications.