Webex App

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Cisco Webex (anciennement Webex Teams) est une application gratuite qui permet de créer des espaces (ou fils) de discussion en ligne et également d'utiliser les fonctionnalités de Meetings pour ce qui est des réunions.

Cette application fusionne désormais Webex Meetings et Webex Teams dans une seule application pour plus de clarté d'utilisation.

Création d'un compte

Se référer au Guide de démarrage de Webex pour l’inscription.

Fil de discussion simple

S'il n'existe pas encore d'espace de discussion, la fenêtre principale propose d'en créer un.

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Il est également possible d'ajouter un espace en cliquant sur le bouton + à côté du champ de recherche.

Ajouter des membres dans un espace de discussion

L'espace créé précédemment se trouve maintenant sur la gauche. En sélectionnant cet espace, on peut ajouter de nouvelles personnes en saisissant leur adresse email.

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Presser la touche enter pour valider chaque adresse et presser sur la touche Enter du clavier

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Les utilisateurs sont maintenant ajoutés dans l'espace de discussion. Les membres disposant déjà de l'application Webex verront apparaître un espace supplémentaire.

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Les membres n'ayant jamais activé de compte Webex reçoivent une invitation par email et leur statut n'apparait pas dans la liste des personnes associées à un espace de discussion.

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Retirer un membre d'un espace de discussion

Sélectionner l'espace voulu dans la partie gauche et cliquer sur l'onglet Personnes

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Dans la liste des personnes, faire un clic droit de la souris et choisir Supprimer de l'espace

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Attention: N'importe quel membre de l'espace peut retirer un autre membre de l'espace.

Quitter volontairement un espace de discussion

Sélectionner l'espace à quitter, cliquer sur le menu option et Quitter

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La dernière personne à quitter l'espace le ferme définitivement et les conversations sont supprimées.

Prendre le rôle de modérateur dans un espace de discussion

Par moment, il peut être nécessaire de modérer un espace pour limiter le nombre de membres ou supprimer des messages hors contexte:

  • Aller dans les espaces de discussion
  • Sélectionner l'espace à modérer
  • Dans la partie droite, cliquer sur le champ d'option à gauche du titre
  • Cliquer sur modérer l'espace
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Quitter le rôle de modérateur dans un espace de discussion

Le procédé est le même que ci-dessus, mais à la place de la fonction "Modérer l'espace" on trouvera "Supprimer les modérateurs".

Notion d'équipe

Une équipe (Team en anglais) est un regroupement de personnes dirigées par un modérateur. Les équipes regroupent généralement les personnes travaillant sur un même projet.

C'est le rôle Modérateur qui ajoute ou retire les membres de l'équipe.

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Il est possible d'avoir plusieurs modérateurs si l'équipe est grande ou si le travail est conséquent. Pour ce faire, le modérateur va dans l'équipe et, dans la partie droite, il a la possibilité d'ajouter un modérateur supplémentaire (externe ou déjà membre de l'équipe).

Création d'une équipe

  • Cliquer sur le bouton + pour ajouter une équipe
  • Donner un nom à l'équipe
  • Indiquer une description (optionnel)
  • Cliquer sur le bouton Créer
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L'équipe est maintenant créée. Par défaut, un premier fil de discussion est présent pour cette équipe, il se nomme Général et ne peut pas être renommé.

Ajout de nouveaux membres d'équipe

Dans l'onglet Membres d'équipe, cliquer sur Ajouter un membre d'équipe et saisir l'adresse email du contact.

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Ajout d'un nouvel espace de discussion

Dans l'onglet Espaces, cliquer sur + et donner un nom pour ajouter un nouvel espace de discussion

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Le nouvel espace au sein d’une équipe est automatiquement visible pour tous les membres de l’équipe dans l’onglet Espaces.

Ajout de membres externes au sein d’un espace de discussion d’équipe

Il est possible d’ajouter des membres qui ne font pas partie de l’équipe aux espaces de discussion. Ces membres-là n’auront accès qu’à l’espace de discussion dans lequel ils sont ajoutés.

Dans l’espace Général, seul le rôle Modérateur peut ajouter un nouveau membre. Dans les autres espaces, comme pour le chapitre précédent "Fil de discussion simple", chaque membre peut inviter la personne de son choix:

  • Se mettre dans l'équipe souhaitée
  • Sélectionner l'espace dans lequel ajouter un membre
  • Dans la partie droite, choisir l'onglet Personnes
  • Cliquer sur Ajouter des personnes
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Quitter un espace d'équipe

Chaque membre peut quitter un espace secondaire, autre que Général, s'il le souhaite.

  • Aller dans l'espace Équipe sur l'onglet Espaces
  • Sélectionner l'espace à quitter
  • Sur la droite, choisir l'onglet Personnes
  • Clic-droit sur son propre nom
  • Quitter l'espace
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Faire cette opération dans l'espace Général d'une équipe équivaut à quitter l'équipe.

Quitter une équipe

Chaque membre peut quitter l'équipe s'il le souhaite.

  • Aller dans l'espace Équipe sur l'onglet Membres
  • Clic-droit sur son propre nom
  • Quitter l'équipe
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Archiver un espace de discussion d'équipe (modérateur)

Dans une équipe, on ne supprime pas les espaces de discussions créés, on les archive.

  • Aller dans l'espace Équipe sur l'onglet Espaces
  • Sélectionner l'espace à archiver
  • Dans la partie droite, cliquer sur le champ d'information à gauche du titre
  • Archiver l'espace
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Attention: N'importe quel membre de l'équipe peut archiver un espace de discussion. La procédure est la même que décrite ci-dessus à la différence près que ce n'est pas le champ information qui apparaît à gauche du titre, mais une roue crantée (paramètres).

L'espace archivé est maintenant mis de côté.

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Chaque membre de l'équipe peut le réactiver.

Archiver une équipe

Comme pour les espaces de discussion au sein d'une équipe, une équipe n'est pas supprimée, elle est archivée.

  • Aller dans l'espace Équipe sur l'onglet Espaces
  • Sélectionner l'espace Général
  • Dans la partie droite, cliquer sur le champ d'information à gauche du titre
  • Archiver l'équipe
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L'équipe archivée est maintenant masquée pour les membres de l'équipe. Il n'y a que les modérateurs qui peuvent encore la voir et éventuellement la réactiver.

Réunion depuis Webex

Si l'utilisateur de Webex dispose déjà d'un compte converti (voir Création d'un compte), il a la possibilité de démarrer spontanément une vidéoconférence, ou d'en rejoindre une, depuis l'application Webex.

Une fois la réunion lancée, nous retrouvons exactement les mêmes fonctions que sur Webex Meetings, cette application étant intégré dans l'application Webex.

Démarrer une réunion immédiate

  • Cliquer sur l'icône Agenda sur le côté gauche de l'application
  • Copier les paramètres d'invitation à la conférence
  • Envoyer les paramètres d'invitation aux invités en les collant dans un fil de discussion Webex Teams ou dans un email
  • Cliquer sur Démarrer une réunion
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Rejoindre une réunion

  • Cliquer sur l'icône Agenda sur le côté gauche de l'application
  • Cliquer sur Rejoindre une réunion
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  • Coller l'adresse de la conférence à rejoindre dans le champ dédié
  • Rejoindre une ancienne réunion directement dans la liste d'historique
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Démarrer une réunion planifiée

A partir de 5 minutes avant le début d'une réunion planifiée, vous pouvez la démarrer :

  • En passant par l'icône agenda, il est possible de cliquer dessus et de la démarrer selon le décompte (dans l'exemple en cliquant sur Dans 4 min)
  • Cliquer sur Rejoindre lorsque le popup apparait en bas de l'écran
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Planifier et gérer une réunion

L'interface utilisée pour les réunion est la même que celle de Webex Meetings Interface Webex .

La planification d'une conférence s'effectue exactement de la même façon que pour les conférences Webex Meetings, c'est pour cette raison que nous vous renvoyons à la documentation relative Planifier une réunion

La gestion / administration de la réunion est également celle de Webex Meetings Droits d'organisation .

Démarrer une conférence individuelle (point à point)

Il existe différentes méthodes pour démarrer une conférence individuelle.

Par l'outil de recherche

  • Afficher les fils de discussion
  • Dans l'outil de recherche, taper le nom du correspondant
  • Passer la souris sur le nom de la bonne personne et cliquer l'icône d'appel en vert

Par le fil de discussion personnel

  • Afficher les fils de discussion
  • Choisir le fil de discussion personnel
  • Clic-droit de la souris sur le fil et choisir l'option Appeler

Au sein d'un espace de discussion

  • Afficher les fils de discussion
  • Choisir le fil souhaité
  • Dans la fenêtre de chat (à droite), placer la souris sur l'icône de votre correspondant
  • Cliquer sur l'icône d'appel en vert

Démarrer une conférence de groupe

Depuis un fil de discussion

  • Afficher les fils de discussion
  • Choisir le fil souhaité
  • Clic-droit de la souris sur le fil et choisir l'option Appeler

ou

  • Cliquer sur l'icône d'appel en vert en haut à droite du groupe

Depuis une équipe

  • Aller dans l'espace Équipe sur l'onglet Espaces
  • Sélectionner l'espace voulu
  • Cliquer sur l'icône d'appel en vert en haut à droite du groupe

Fonctionnalités avancées

D'autres fonctionnalités sont encore présentes dans cet outil, mais ne font pas l'objet de ce mode d'emploi simplifié, elles sont accessibles par le menu d'aide en bas à gauche de l'application puis en cliquant sur Centre d'aide.