Sharepoint

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Sommaire

Présentation

Définition

Un portail collaboratif est une plateforme interactive qui offre une porte d'entrée unique, personnalisée et sécurisée sur un ensemble de ressources informatiques, partagée par une communauté d’utilisateurs.

Objectif

Le portail collaboratif de l’Université de Neuchâtel est un point d’entrée pour des personnes identifiées travaillant sur un ou plusieurs projets et qui doivent partager un ensemble de fichiers et d’informations. Avec les méthodes usuelles, lorsque plusieurs personnes souhaitent partager des documents ou des informations, il faut :

  • créer un compte pour chaque utilisateur-trice
  • créer les ressources (partage de fichiers, site WEB, etc.)
  • définir des programmes communs de gestion (agenda, traitement de texte, etc.)
  • définir des procédures pour que chacun dispose des dernières informations
  • etc.

Avec un portail collaboratif, les personnes identifiées internes et/ou externes de l’Université de Neuchâtel disposent d’outils centralisés comme l’agenda, la gestion de contacts, les dossiers partagés, la bibliothèque d’images, etc. Tous les outils sont disponibles immédiatement et chaque personne identifiée peut les utiliser en fonction des droits qui lui sont accordés. De plus, comme les données sont centralisées, elles sont constamment à jour.

Méthode d’accès au portail

L’accès au portail se fait par un navigateur Internet. Cela peut être :

  • Internet Explorer
  • Mozilla Firefox
  • Google Chrome
  • Safari
  • etc.

Tous ces navigateurs permettent de travailler avec le portail. Toutefois, comme celui-ci a été conçu avec le produit Microsoft SharePoint, l’intégration est meilleure avec le navigateur et la suite Office de Microsoft. De ce fait, il est recommandé de travailler avec le navigateur Internet Explorer afin que toutes les fonctionnalités soient disponibles.

Les sites

Introduction

Un site SharePoint est un site internet qui permet à plusieurs personnes de partager, soit entre elles, soit avec d’autres personnes, des informations de tous genres. Il permet d’améliorer la visibilité sur les documents et de partager plus aisément des informations au sein d’un groupe.

Il convient de différentier un simple site SharePoint d’une collection de sites. Quand une personne identifiée fait la demande d’ouverture d’un site SharePoint, elle reçoit en fait une nouvelle collection de sites. Celle-ci est formée d’un site racine et de potentiellement plusieurs sous-sites qu’elle pourra créer lui-même par la suite.

Tout comme la plupart des sites internet, un site SharePoint est formé de plusieurs pages qui comprennent chacune un ou plusieurs composants (liste de documents, calendrier, images, etc.). Toute personne ayant les permissions nécessaires peut ainsi aller lire et/ou modifier les informations qu’elle a à disposition sur le site.

Demande d’ouverture d’un site

Pour pouvoir disposer d’un site collaboratif, il convient d’en faire la demande auprès de votre correspondant informatique au SITEL. Celui-ci fera une première analyse pour déterminer si le site peut satisfaire à vos besoins. Cette analyse est nécessaire pour dimensionner l’espace à attribuer et, si nécessaire, créer les comptes externes utiles.

Il est également possible de faire la demande en remplissant le formulaire disponible sur le site internet du SITEL et en l’envoyant à notre hotline (holine.sitel@unine.ch).

Comment accéder à un site

Chaque site possède un nom, qui est celui transmis dans le formulaire de demande de site. Ce nom sert ensuite à créer une adresse internet unique pour ce site collaboratif.

Par exemple, si le groupe de recherche sémantique et pragmatique fait une demande d’ouverture de site, et nomme celui-ci « Groupe de recherche sémantique et pragmatique », l’adresse du site pourra être : https://mygroup.unine.ch/sites/grsp.

Dans tous les cas, l’adresse du site est transmise au propriétaire, au moment de sa création. L’accès au site se fera donc au moyen de l’adresse suivante :

https://mygroup.unine.ch/sites/<nom_du_site>

Authentification

Lors de la connexion au site, il est demandé de choisir tout d’abord son mode d’authentification.

Au moyen du sélecteur, il convient de choisir le bon mode. Les personnes disposant d’un compte informatique à l’Université de Neuchâtel et donc d’une adresse e-mail de type [[1]] choisiront Authentification windows, puis saisissent leur nom d’utilisateur et leur mot de passe.


Les personnes qui ne disposent pas d’un compte informatique auprès de l’Université de Neuchâtel choisiront l’Authentification par formulaire et entrent le compte utilisateur (normalement leur e-mail) et le mot de passe qui leur ont été transmis et cliquent sur Connexion.

La page d’accueil

Lorsque l’on se connecte sur un site SharePoint, voilà à quoi cela peut ressembler. Le style et les couleurs peuvent bien entendu varier d’un site à l’autre.

Les actions à disposition, voire le contenu peuvent changer en fonction du niveau d’autorisation de la personne connectée.


On remarque plusieurs parties sur cette page :

Le menu supérieur

Chaque site SharePoint dispose d’un menu supérieur qui est généralement utilisé pour naviguer entre les différents sous-sites. Il peut être le même pour tous les sous-sites et peut être personnalisé.

Lorsque l’on clique sur Modifier les liens, on gagne la possibilité de supprimer des liens existant en cliquant sur la petite croix à côté, mais également d’ajouter de nouveaux liens à la barre.


Ceci peut être réalisé de deux manières : en effectuant un glisser-déposer depuis un élément de la page, ou en cliquant sur + lien. Il est également possible de les déplacer dans la barre en faisant un glisser-déposer.


On confirme les changements avec Enregistrer.

Le menu latéral

Celui-ci contient des liens vers les différentes pages et éléments du site.

En cliquant sur le logo de l’UniNE, on revient à la page d’accueil du site.

Il est possible de cliquer sur Modifier les liens tout en bas pour ajouter des liens ou les déplacer, voir en supprimer. Cela se fait de la même manière que pour la barre supérieure.

L’entête du site

Celle-ci contient plusieurs raccourcis et informations. Elle possède également plusieurs onglets contextuels comme ceux que l’on retrouve dans Word ou Excel.

En cliquant sur son nom, ici Test Justin, cela nous permet de faire plusieurs choses : se déconnecter, modifier ses paramètres ou changer son mot de passe (seulement pour les personnes externes).

La roue dentée permet quant à elle d’accéder entre autres au menu d’édition du site ainsi que de la page.

Le point d’interrogation ouvre une fenêtre d’aide sur SharePoint.

Le bouton Modifier ouvre la page en mode d’édition. Celui-ci sera vu plus en détail plus loin dans ce guide.

La fonctionnalité Suivre est actuellement désactivée.

Partager offre la possibilité aux propriétaires du site de gérer les accès à ce site. Cela sera vu plus en détail dans la section concernée, plus loin dans ce document.


Si on clique sur Page, cela ouvre le bandeau ci-dessous :

Ce bandeau permet plusieurs actions sur la page courante. En voici les plus intéressantes :

  • Modifier sert à ouvrir le mode édition ou à sauvegarder la page.
  • Extraire offre la possibilité à une personne utilisatrice de s’approprier la page temporairement afin qu'elle seule puisse y apporter des modifications.
  • Autorisations de la page sert à la personne propriétaire du site. Cela lui permet de spécifier les droits d’accès sur la page en cours. Voir la section GESTION DES ACCES pour plus de détails.
  • M’avertir permet de mettre une alarme sur la page, ce qui aura pour effet d’informer par mail lorsque la page est modifiée.

Les actions proposées changent en fonction des permissions que l’utilisateur-trice courant-e a sur le site et sur la page.

Le champ de recherche

En haut à droite de chaque page, on trouve un champ de recherche comme ci-dessous.

Celui-ci est très utile car il permet de faire une recherche globale sur le site. La recherche est alors effectuée sur les images, les fils de discussions, le contenu des pages, mais également dans les documents eux-mêmes.

Les résultats peuvent être filtrés en fonction de l’auteur-e, du type de document ou de la date de modification par exemple.

Le contenu principal

Le reste de la page contient les différents composants du site. Cette partie est entièrement éditable. Il est donc possible d’y ajouter texte, images, mais également banques de documents, wikis, etc.

On peut voir trois éléments dans cette page. En haut, sous le titre, on retrouve un composant de mise en route du site. Ce composant est présent à la création d’un site ou sous-site et permet de retrouver plus facilement les différentes options de personnalisation à disposition.

Au-dessous, se trouvent deux composants de base qui sont présents comme exemple : Un échange de news, et une bibliothèque de documents.

Il est bien entendu possible et même recommandé par la suite de modifier complètement cette page en enlevant des composants et en en ajoutant d’autres. Cela sera expliqué plus loin dans ce document.

Les sous-sites

Dans SharePoint, les sites sont structurés en arbre avec pour tronc un site de niveau supérieur, qui sera également le site sur lequel on arrive si on tape l’adresse https://mygroup.unine.ch/sites/<monsite>.

A partir de celui-ci, on peut créer autant de sous-sites que désiré, et eux-mêmes peuvent héberger à leur tour des sous-sites.


L’intérêt principal est que l’on peut spécifier des droits d’accès particuliers à chaque site, par exemple créer un sous-site confidentiel, alors que le site principal est accessible par tout un groupe de personnes.

Il faut néanmoins faire attention à ne pas trop disperser l’information dans trop de sites, ce qui aura pour effet de perdre les personnes naviguant sur le site et les empêcher de trouver l’information qu’ils recherchent.

Les sous-sites peuvent ensuite être atteints directement avec une adresse de ce type :

https://mygroup.unine.ch/sites/<monsite>/sous-site.

Pour ajouter un sous-site, privilège que seuls les personnes propriétaires de site ont, il faut cliquer sur Contenu du site. Ensuite, il faut sélectionner l’action nouveau sous-site.


L’écran suivant sert à définir le nouveau sous-site. On commence par lui donner un titre, une description et une adresse internet (champ nom d’URL). Le nom d’URL doit si possible rester court et en un seul mot.


On peut ensuite choisir la langue du sous-site et le modèle. Sauf besoin particulier, on privilégiera le site d’équipe.


Sous autorisations des utilisateurs, on choisit si on veut avoir les mêmes droits d’accès que le site parent, ou créer des nouveaux groupes d’accès.

Finalement, il y a plusieurs choix à disposition pour déterminer le comportement des barres de liens latérale et supérieure.


On valide la création en cliquant sur Créer.

Edition du contenu

En fonction des permissions de l’utilisateur-trice, il est possible de modifier n’importe quelle page d’un site SharePoint. Cela peut se faire de plusieurs manières. La plus simple étant de cliquer sur Modifier en haut de la page.


La page est maintenant ouverte en mode édition. Celle-ci se fait de la même manière que pour travailler dans un document Office, grâce aux actions disponibles dans le bandeau en haut de la page.


En sélectionnant un composant de la page, on peut ensuite ouvrir l’onglet Composant Webpart qui apparaît, et par exemple supprimer ledit composant.

Microsoft fournit un guide complet sur SharePoint. Il est toujours possible d’y accéder en cliquant sur le point d’interrogation en haut à droite de la page et en effectuant une recherche sur l’action que l’on veut entreprendre.

Il est aussi bien entendu toujours possible de demander des renseignements en passant par la hotline du SITEL ou par son responsable de zone.

Une fois les modifications terminées, cliquer sur Enregistrer pour valider les changements et fermer le mode édition.

Ajout d’une page au site

Il est possible d’ajouter des pages à un site. Cela se fait grâce au menu de la roue dentée, en cliquant sur Ajouter une page. Il faut ensuite nommer cette page et y ajouter du contenu.

Composants du site

Webpart

Un composant de site, ou Webpart, est un élément de base d’un site SharePoint. Dans les faits, un site SharePoint est composé d’un ensemble de Webparts et d’une série de vues sur ceux-ci.

Dans cette section sont présentés les principaux composants à disposition.

Ajout d’un composant

Pour ajouter un nouveau Webpart à un site, il faut passer par le Contenu du site. Un raccourci se trouve dans le menu latéral gauche. La page se présente comme cela :

On voit ici la liste des composants déjà présents dans le site.


L’ajout d’un nouveau composant se fait en cliquant ensuite sur Ajouter une application et en choisissant le composant à intégrer.

Suppression d’un composant

De même, pour supprimer un composant, il faut cliquer sur les trois petits points () à droite du composant et en choisissant Supprimer.

Il est également possible de récupérer un composant supprimé depuis la corbeille. Le raccourci se trouve en haut à droite de la liste des Webparts.

Bibliothèque de documents

Le composant principalement utilisé dans un site SharePoint est la bibliothèque de documents. Celle-ci sert à stocker tout type de document dans un site. Dans un site d’équipe standard, on trouve d’office une banque de documents nommée Documents, accessible depuis le menu latéral. Elle se présente comme suit sous sa vue de base :


La vue standard, qui se nomme ici Tous les documents, offre les informations de base sur les documents : une icône, un nom, la date de dernière modification et le nom de la personne ayant fait ces modifications.

On remarque également que deux nouveaux onglets sont présents dans le bandeau : Fichiers et Bibliothèque. Le premier offre des actions sur les fichiers sélectionnés, et le second sur la bibliothèque en général.

Créer une bibliothèque de documents

Pour créer une nouvelle bibliothèque de documents, il faut cliquer sur Contenu du site dans le menu latéral, puis Ajouter une application et choisir Bibliothèque de documents.

Il faut ensuite choisir un nom pour la collection et valider en cliquant sur Créer. Les options avancées permettent d’activer le suivi de version des documents et de définir un modèle de documents.


Le suivi de version sera expliqué un peu plus loin dans ce chapitre.

Ajout d’un fichier à la collection

Il existe, comme pour beaucoup de choses dans SharePoint, plusieurs possibilités pour ajouter des documents. Les deux principales manières de faire sont les suivantes :

On peut ajouter des documents en effectuant un glisser-déposer depuis l’explorateur Windows. La zone change pour ressembler à cela :

On peut alors lâcher le fichier dessus et le téléchargement se fera.


Une autre possibilité est de cliquer sur + nouveau document. Il est ainsi proposé de sélectionner le fichier avec parcourir et de valider avec OK.

Supprimer un fichier de la collection

Pour supprimer un fichier, il faut tout d’abord le sélectionner en cliquant sur l’icône du fichier. On peut également en sélectionner plusieurs pour tous les supprimer d’un coup.

Ensuite dans l’onglet Fichiers, il faut cliquer sur Supprimer le document et confirmer avec OK.


Les fichiers supprimés sont alors transférés dans la corbeille pendant quelques jours.

Editer un document

Pour visualiser un document, il suffit de cliquer sur son nom. Si cela est possible, il sera ouvert dans le navigateur, sinon il sera proposé un logiciel externe pour l’ouvrir.

Ce comportement est dépendant du navigateur, ainsi que du type de fichier que l’on veut ouvrir.

Gestion des dossiers

Pour établir une hiérarchie dans une bibliothèque de documents, il est possible d’ajouter des dossiers. Pour ce faire, il faut naviguer jusqu’à l’endroit voulu dans la banque de documents, puis sélectionner Nouveau dossier dans l’onglet Fichiers du bandeau.


On peut alors déplacer des documents à l’intérieur en effectuant un glisser-déposer depuis un fichier de la banque de données.

Synchronisation avec l’explorateur de Windows

Parfois, il peut être utile d’accéder à une banque de documents depuis l’explorateur de Windows. Il existe deux manières de faire :

Si l’on veut déplacer, télécharger ou renommer plusieurs documents par exemple, l’interface web n’est pas forcément la plus indiquée. Il existe alors la possibilité d’ouvrir le dossier courant dans son explorateur, comme si ce dossier était local sur son disque dur.

Pour cela, il faut ouvrir le site avec Internet Explorer, aller dans la banque de documents concernée, et sélectionner Ouvrir avec l’Explorateur dans l’onglet Bibliothèque du bandeau.


Si on travaille beaucoup avec une bibliothèque de documents, il peut être agréable d’avoir un raccourci directement dans Windows afin de pouvoir en tout temps travailler sur les documents, même en étant déconnecté du réseau, exactement comme le ferait DropBox par exemple.

Pour cela, il suffit de disposer de l’outil OneDrive Entreprise (ou OneDrive for Business), à ne pas confondre avec la version personnelle de OneDrive. Cet outil est disponible dans la suite Office.


S’il s’avérait ne pas être disponible, il est possible de l’ajouter comme n’importe quel composant Office ou se renseigner auprès de son responsable de zone.

Ensuite, pour synchroniser une nouvelle banque de documents, il faut cliquer sur le bouton Synchroniser en haut de la fenêtre et suivre les instructions.

Surveiller un dossier ou un fichier

Il est possible de surveiller les changements survenant sur un fichier en particulier ou sur toute une bibliothèque de documents. Dans les faits, la personne qui surveille une telle ressource va recevoir un mail au moment où cette ressource sera modifiée.

Pour configurer cela, il faut sélectionner un fichier en particulier et cliquer sur M’avertir dans l’onglet Fichiers du bandeau. Pour surveiller la totalité des fichiers, il faut alors choisir également M’avertir mais dans l’onglet Bibliothèque cette fois.


Il faut ensuite cliquer sur Définir une alerte pour cette bibliothèque. On choisit ensuite quelle personne identifiée prévenir, par quel moyen (mail ou sms, sachant qu’à l’UniNE, seul le mail est disponible) et sur quels critères.

On peut également regrouper les alarmes en rapports quotidiens par exemple.

Le même bouton permet également de gérer ses alarmes, afin d’en effacer ou modifier une au besoin.

Historique

SharePoint permet de conserver un historique des versions des documents dans une bibliothèque. Cela a pour intérêt de permettre d’aller récupérer à tout moment un document tel qu’il était plusieurs jours/semaines/… en arrière.

Pour cela, il est nécessaire d’avoir au préalable activé l’historique, ce qui n’est pas le cas par défaut. Pour ce faire, soit on le définit à la création de la banque de documents, comme spécifié plus haut, soit on fait comme suit :

Dans l’onglet Bibliothèque du bandeau, il faut cliquer sur Paramètres de la bibliothèque.


On sélectionne ensuite Paramètres de contrôle de version dans les paramètres généraux de la bibliothèque de documents.


On choisit ensuite d’activer le contrôle de version en cochant Créer des versions principales. Il est également possible de gérer des versions de brouillon.


Cette page de propriété permet également d’instaurer une validation obligatoire des documents téléchargés, grâce à l’option Demander une approbation de contenu pour les éléments soumis. Il existe également d’autres réglages possibles.

Une fois l’option activée, on peut à tout moment consulter l’historique d’un document en le sélectionnant, puis en cliquant sur Historique des versions dans l’onglet fichiers du bandeau.


Dans la liste affichée, en cliquant sur la petite flèche à côté de la date d’une version, on peut afficher cette version en particulier, la supprimer ou la restaurer.

Permissions sur les documents

Comme pour un site SharePoint ou un page, il est possible d’attribuer des permissions sur une banque de documents, sur un dossier, ou même sur un seul fichier.

Par défaut, les personnes utilisant SharePoint ont les mêmes permissions sur tout le site, voir le chapitre sur la gestion des accès pour plus de détails. Il est parfois utile de restreindre les accès sur tout ou une partie d’une banque de documents.

Afin de restreindre les accès à une bibliothèque de documents, dans l’onglet Bibliothèque du bandeau, il faut cliquer sur Partagé avec.


Le dialogue ainsi ouvert montre quelles sont les personnes qui ont accès à cette bibliothèque. On peut alors cliquer sur Avancé pour arriver sur la page de configuration des accès. Le fonctionnement de cette page sera expliqué dans le chapitre sur la gestion des accès.


Pour gérer les accès sur un fichier ou un dossier, le principe est le même, mais il faut cette fois cliquer sur Partagé avec de l’onglet Fichiers du bandeau.

Finalement, l’action Partager, toujours dans le même onglet Fichiers, permet de partager ce document avec un utilisateur de SharePoint, même si celui-ci n’a aucun droit sur le site SharePoint courant.

Affichage des données

Comme pour toutes les listes dans SharePoint, il est possible de modifier le rendu d’une bibliothèque de documents. Pour ce faire, il faut, soit modifier l’affichage courant, soit en créer un nouveau.

L’affichage par défaut à la création d’une banque de documents s’appelle Tous les documents. Il est conseillé de le conserver car il est toujours utile de pouvoir afficher la totalité des documents de la bibliothèque en cas de besoin.

Nous allons ici créer un nouvel affichage, qui sera l’affichage par défaut de cette banque de documents. Dans l’onglet Bibliothèque du bandeau, il faut cliquer sur Créer un affichage.


Nous avons ici la possibilité de choisir un type d’affichage. Il est également possible de partir d’un affichage existant. Nous allons partir ici d’un affichage standard.


Après avoir nommé le nouvel affichage (dans l’exemple, le nom « Mon affichage » a été choisi), on a la possibilité de le définir comme vue par défaut.


Il est possible de créer un affichage uniquement pour soi. Cela peut être utile par exemple si on ne veut afficher que ses fichiers personnels. Nous choisirons ici un affichage public.


On choisit ensuite les colonnes à afficher. Pour rappel, tout dans SharePoint est une liste, ou même un tableau. Un document dans la liste représente une ligne du tableau, et chaque propriété de ce document représente une colonne.

On peut donc choisir ici les propriétés et leur position dans la liste.


Plus bas dans la page, on a le moyen de trier les documents. Par exemple ici, nous allons trier les fichiers sur la date de modification, afin d’afficher les plus récents en premier.


Il est ensuite possible de filtrer les fichiers à afficher et également de les grouper.


Il est possible ensuite de définir des totaux. Cela peut être utile pour comptabiliser la taille des documents. On peut afficher le total, la moyenne, et d’autres valeurs statistiques.

Le reste des options n’est qu’esthétique et peut être configuré pour améliorer la visibilité des entrées dans la bibliothèque de documents.

Finalement, on valide la création de l’affichage avec OK.

En changeant encore un peu le style, voilà à quoi peut ressembler la bibliothèque de documents avec le nouvel affichage :

Flux RSS

Une dernière fonctionnalité qui peut se montrer très utile est le flux RSS. SharePoint offre également la possibilité de s’abonner à un flux pour une banque de documents, comme on pourrait le faire pour n’importe quel site d’actualité.

Grâce à ce media, on voit à tout moment quels ont été les derniers fichiers modifiés ou ajoutés à la bibliothèque. Ceci se fait en passant par l’action Flux RSS de l’onglet Bibliothèque du bandeau.


Pour conclure, une banque de documents n’est autre qu’une liste d’un genre un peu particulier. C’est pourquoi il est possible de fortement personnaliser cette liste en ajoutant des informations à un fichier, comme par exemple une personne associée ou un projet. Il existe également la possibilité de mettre des restrictions sur les noms ou les types de fichiers et bien d’autres choses.

Quelques possibilités sont explorées plus loin dans ce document, dans la section concernant les listes personnalisées, et pour les autres, l’aide officielle ainsi que internet fourmillent de guides et autres tutoriaux.

Bibliothèque d’images

Il est possible, lorsque les documents à stocker dans SharePoint sont du type images, de créer une bibliothèque d’images. Celle-ci fonctionne à la base exactement comme une bibliothèque de documents, mais dispose par défaut d’affichages destinés aux images.


On retrouve donc toutes les fonctionnalités de partage, d’historique, de personnalisations, de dossiers, etc. que l’on pourrait trouver dans une banque de documents.

Créer une bibliothèque d’images

Pour créer une nouvelle bibliothèque d’images, il faut cliquer sur Contenu du site dans le menu latéral, puis Ajouter une application et choisir Bibliothèque d’images.


Il faut ensuite choisir un nom pour la collection et valider en cliquant sur Créer. Les options avancées permettent d’activer le suivi de version des images.

Affichage des images

Par défaut, les images sont affichées dans un mode Miniatures, tel que sur la capture d’écran ci-dessus.

Si on veut voir les détails des fichiers images plus facilement, on peut également passer en vue Toutes les images. Cette vue montre les images sous forme de liste, exactement comme une bibliothèque de documents.

La dernière vue standard est la vue Diapositives. Cette vue affiche une image à la fois, celle-ci prenant tout l’espace disponible.

Liste de tâches

En plus de stocker des images et des documents, SharePoint possède également des outils de gestion des tâches, comme ici la liste de tâches. Voilà à quoi peut ressembler une liste de tâches :

On retrouve ici une vue chronologique des tâches, ainsi que au-dessous une liste détaillée de ces tâches. La première tâche est échue sans avoir été validée. Il aurait fallu cliquer sur la case à cocher une fois la tâche réalisée.

Créer une liste de tâches

Pour créer une nouvelle liste de tâches, il faut cliquer sur Contenu du site dans le menu latéral, puis Ajouter une application et choisir Tâches.

Il faut ensuite choisir un nom pour la collection et valider en cliquant sur Créer.

Créer une nouvelle tâche

Pour créer une nouvelle tâche et l’ajouter à la liste courante, il faut cliquer sur Nouvel élément dans l’onglet Tâches du bandeau. On peut également cliquer sur nouvelle tâche dans le composant lui-même.

On renseigne alors le nom de la tâche, les autres propriétés, comme la Date de début, l’échéance et la personne concernée sont, à la base, facultatifs. Il est bien entendu possible de forcer certains de ces champs.


On clique ensuite sur Afficher plus pour avoir d’autres champs à renseigner, comme un pourcentage d’avancement, une description, mais aussi surtout les Prédécesseurs, que l’on définit à l’aide du bouton Ajouter.

On renseigne également si besoin une priorité autre que « normale » et l’état de la tâche. Finalement on valide avec Enregistrer.

Affichage des tâches

De base, une liste de tâches offre plusieurs possibilités d’affichage. Il est possible de changer celui-ci de manière temporaire en passant par Affichage actuel dans l’onglet Liste du bandeau.


Il est possible ainsi d’avoir un affichage sous forme de liste de Toutes les tâches, de même on peut choisir de n’afficher que les tâches à venir ou terminées. A chaque fois, on voit également une partie chronologie au-dessus de la liste.


Il existe sinon deux affichages bien distincts, soit une vue sous forme de calendrier, ou sous forme de diagramme de Gantt.


On peut définir un affichage par défaut en cliquant sur Modifier l’affichage dans l’onglet Liste du bandeau, et en cochant Définir cet affichage comme affichage par défaut et en validant avec OK.

Liste de liens

Dans le cadre d’un projet, il est toujours utile de conserver une liste de différents liens internet. Le composant Liste de liens est une liste préconfigurée pour sa fonction. Il permet de structurer les liens au moyen de dossiers et d’ajouter des remarques aux liens stockés.

Créer une liste de liens

Pour créer une nouvelle liste de liens, il faut cliquer sur Contenu du site dans le menu latéral, puis Ajouter une application et choisir Liens.

Il faut ensuite choisir un nom pour la collection et valider en cliquant sur Créer.

Ajouter un lien

Pour ajouter un lien dans la liste, la procédure est exactement la même que pour les autres listes, en cliquant sur Nouvel élément dans l’onglet Elements du bandeau. On peut également faire cette action en cliquant sur nouveau lien au-dessus de la liste ou même sur modifier pour passer en mode tableau.

L’ajout de lien se fait ensuite en remplissant les champs demandés et en cliquant sur Enregistrer.

Liste de contacts

SharePoint offre également un autre type de liste prédéfinie, pour les contacts. Un grand nombre de champs facultatifs est disponible, et il est bien entendu possible d’en ajouter de plus spécifiques.

Créer une liste de contacts et ajouter des entrées

Pour créer une nouvelle liste de liens, il faut cliquer sur Contenu du site dans le menu latéral, puis Ajouter une application et choisir Contacts.

Il faut ensuite choisir un nom pour la collection et valider en cliquant sur Créer.


L’ajout d’un contact se fait comme pour toutes les listes, en passant par les raccourcis au-dessus de la liste, ou par le bandeau, onglet Elements, Nouvel élément.

Suivi des problèmes

Relativement similaire à la liste des tâches, il existe dans SharePoint une liste permettant d’effectuer un suivi des problèmes. La mise en place de flux de travail permettrait par exemple de laisser un groupe de personnes créer les entrées dans la liste, et un autre groupe les traiter.

Créer une liste de suivi de problèmes et ajouter des entrées

Pour créer une nouvelle liste de suivi de problèmes, il faut cliquer sur Contenu du site dans le menu latéral, puis Ajouter une application et choisir Suivi des problèmes.

Il faut ensuite choisir un nom pour la collection et valider en cliquant sur Créer.

L’ajout d’un contact se fait comme pour toutes les listes, en passant par les raccourcis au-dessus de la liste, ou par le bandeau, onglet Elements, Nouvel élément.

Les options avancées permettent de définir l’envoi d’un mail si on problème est attribué à une personne.

Liste personnalisée

Dans le cas où aucun composant de base ne correspond aux besoins, il est toujours possible de créer une liste personnalisée.


Ce document ne va pas présenter toutes les possibilités offertes par les listes dans SharePoint, car celles-ci sont très vastes et très complexes pour certaines. Ci-dessous seront présentées les principales fonctionnalités.

Créer une liste personnalisée et ajouter des entrées

Pour créer une nouvelle liste de liens, il faut cliquer sur Contenu du site dans le menu latéral, puis Ajouter une application et choisir Liste personnalisée.

Il faut ensuite choisir un nom pour la liste et valider en cliquant sur Créer. Une liste vide est maintenant créée.


Il faut maintenant personnaliser la liste. Pour ce faire, deux possibilités existent :

Modification rapide

Pour commencer une modification rapide, il faut passer par le bandeau, onglet Liste et sélectionner Modification rapide. On peut également cliquer sur modifier cette liste juste au-dessus de la liste.


On passe alors de mode d’édition. Ce mode se rapproche de l’expérience que l’on pourrait avoir avec Excel. En effet, il suffit de sélectionner une case et de taper du texte pour entrer ou modifier des valeurs.


Une ligne est automatiquement ajoutée après la dernière entrée. Pour ajouter une colonne, il faut cliquer sur le petit + en haut du tableau. On peut alors choisir le type de colonne parmi une vaste liste.

On valide et quitte le mode édition en cliquant sur Arrêter la modification de cette liste.

Ajout et personnalisation des colonnes

Si on veut ajouter des colonnes plus particulières ou en modifier des existantes, il faut passer par les propriétés de la liste. Cela sera fait en passant par l’onglet Liste du bandeau, et en cliquant sur Paramètres de liste.


On arrive alors sur la page qui nous permettra de modifier la liste selon les besoins. Cette page permet un réglage très fin des paramètres de la liste.

Nous allons ici nous intéresser à la deuxième moitié de la page, plus particulièrement à la section Colonnes.

Il est ici possible de modifier une colonne en cliquant sur son nom, mais également d’en ajouter une nouvelle ou d’en supprimer une existante.


Pour créer une nouvelle colonne, il faut cliquer sur Créer une colonne, juste en-dessous de la liste. On choisit alors le type de contenu, et on définit ainsi les paramètres supplémentaires en fonction de ce type. Il ne reste qu’à valider avec le bouton Ok.

Ajouter un élément

Pour ajouter une entrée à la liste, il est tout à fait possible de passer par le mode édition rapide comme nous l’avons vu ci-dessus. Une autre possibilité est de passer par le formulaire de saisie. Cela se fait en cliquant sur nouvel élément. Comme toujours, il est également possible d’ouvrir le bandeau, onglet Eléments et de cliquer sur Nouvel élément.

La page sur laquelle on arrive permet donc de saisir une nouvelle entrée dans la liste. En fonction des colonnes, la vue peut donc changer, et plusieurs facilités sont offertes, comme ci-dessous la possibilité de tester un lien vers une page web ou la recherche dans l’annuaire des personnes.


Il est possible également de modifier cette page. Pour ce faire, il faut cliquer sur la petite roue dentée en haut à droite de la page en de cliquer sur Modifier la page.


On peut alors ajouter n’importe quel composant, mais également une zone de texte. Pour cela, on cliquer sur le bandeau, onglet Insérer et on sélectionne Texte par exemple.

Il se peut que le bandeau ne présente pas l’onglet voulu. Dans ce cas, il faut cliquer quelque part à l’intérieur de la zone nommée Principal (la zone contenant le formulaire).


On clique ensuite sur la zone nouvellement créée et on ajoute le texte voulu.


Finalement pour valider les modifications, on repasse par le bandeau, dans l’onglet Page, on clique sur Arrêter la modification.

Modifier ou supprimer une entrée

La modification d’une entrée de la liste, se fait comme pour les autres listes. La modification rapide est ici toujours une possibilité, surtout si on veut modifier plusieurs éléments de la liste, en cliquant sur modifier cette liste.

Sinon, pour modifier un seul élément, on clique sur le nom de l’élément (colonne « Titre ». On a alors la possibilité de soit Modifier l’élément, soit Supprimer l’élément. En cliquant sur les raccourcis du bandeau, onglet Affichage.

Calendrier

Un calendrier SharePoint est un complément à ce qu’Exchange peut offrir. En effet, le grand atout de SharePoint est d’offrir autant de calendriers partagés que nécessaire. Un responsable de site peut en effet créer lui-même le calendrier et attribuer les droits dessus selon son bon vouloir, comme pour n’importe quel composant.

Ce calendrier peut alors être visualisé par les personnes membres du site, mais celles-ci ont également la possibilité d’intégrer cet agenda dans leur client Outlook. De même, SharePoint permet de faire le contraire, et de présenter sur un site le calendrier Exchange de l’utilisateur-trice.

Créer un calendrier

Pour créer un nouveau calendrier, il faut cliquer sur Contenu du site dans le menu latéral, puis Ajouter une application et choisir Calendrier.

Il faut ensuite choisir un nom pour l’agenda et valider en cliquant sur Créer.

Ajouter un calendrier à la vue

Il peut être intéressant de superposer plusieurs calendriers dans un seul. Pour cela, il est nécessaire d’avoir à disposition au minimum un second calendrier. Ce second agenda peut très bien provenir du même site, mais également d’un autre site. Il est également possible d’intégrer par exemple une liste de tâches.

Pour ce faire, il faut cliquer sur Calendriers de l’affichage à gauche. Une vue des différents calendriers supplémentaires est alors affichée.


Un clic sur Nouveau calendrier ouvre la page de création de calendrier. Sur cette page, il faut commencer par donner le nom sous lequel le second agenda sera intégré.

Comme type, on laisse ici SharePoint. On choisit ensuite une couleur.


Si le calendrier à ajouter se trouve sur le site courant, on clique simplement sur Résoudre, sinon on spécifie tout d’abord l’adresse du site SharePoint où se trouve le calendrier et on clique ensuite sur Résoudre.


On peut maintenant choisir la liste à afficher. On valide finalement avec OK.

Afficher un calendrier Exchange dans SharePoint

De la même manière que pour afficher un autre calendrier, il est possible d’afficher l’agenda Exchange / Outlook de la personne connectée dans une vue de SharePoint.

La procédure est la même que ci-dessus : Calendriers de l’affichage, Nouveau calendrier. La différence vient après où il est nécessaire de choisir Exchange comme type de calendrier.

On clique alors sur Rechercher pour trouver les informations de connexion et on valide avec Ok.

Le calendrier ajouté sera alors le calendrier personnel de l’utilisateur connecté.

Ajouter un calendrier à son client Outlook

Depuis Outlook, il est possible d’afficher des calendriers SharePoint. En fonction des permissions, il sera alors possible de traiter ces calendriers comme n’importe quel autre agenda Outlook.

Pour ce faire, une fois le calendrier affiché, il faut passer par le bandeau, dans l’onglet Calendrier, et sélectionner Se connecter à Outlook.


Votre navigateur va peut-être vous demander quelle application ouvrir. Si tel est le cas, il faut sélectionner Microsoft Outlook. Après un petit temps de chargement, le dialogue suivant apparaît alors. Il faut confirmer avec Oui.


Le calendrier est alors chargé dans Outlook et tous les rendez-vous créés ou modifiés dans un programme (Outlook ou SharePoint) se répercutent sur l’autre.

Forum de discussion

SharePoint offre de nombreuses fonctionnalités sociales. L’une d’entre elles est la possibilité de créer des forums de discussion. C’est bien souvent une alternative plus pratique et pérenne qu’un long échange de mails.

Créer un forum

Pour créer un nouveau forum de discussion, il faut cliquer sur Contenu du site dans le menu latéral, puis Ajouter une application et choisir Forum de discussion.

Il faut ensuite choisir un nom pour le forum et valider en cliquant sur Créer.

S’abonner aux discussions

Il est possible, comme pour n’importe quelle liste, de recevoir des notifications au moment où une réponse a été apportée à un sujet sur le forum. Comme expliqué dans le chapitre sur les bibliothèques de documents, il faut passer par l’action M’avertir dans le bandeau. Il est également possible de s’abonner au Flux RSS.

Enquête

SharePoint offre ici un composant relativement puissant pour générer des enquêtes. Il est possible de définir un large choix de questions et des embranchements.

Créer une enquête

Pour créer une nouvelle enquête, il faut cliquer sur Contenu du site dans le menu latéral, puis Ajouter une application et choisir Enquête.

Il faut ensuite choisir un nom pour l’enquête et valider en cliquant sur Créer.

Ajouter des questions

Une fois le sondage créé, il faut lui ajouter des questions. Pour ce faire, il faut cliquer sur Paramètres, puis choisir Ajouter des questions.


On renseigne alors la question ainsi que le type de réponse attendu. En fonction du type, plusieurs paramètres sont à renseigner.

Lorsque la question est prête, on passe à la suivante avec le bouton Question suivante en bas à droite de la page, ou bien on valide avec Annuler.

Donner le droit de remplir le sondage à toutes les personnes de l’Université

Par défaut et comme pour n’importe quel composant SharePoint, tous les membres du site pourront gérer le sondage, et donc modifier les questions. Par contre, les visiteur-trice-s et autres personnes ne pourront même pas y participer.

La procédure ci-dessous décrit comment permettre à n’importe qui disposant d’un compte à l’Université de répondre.

Sélectionner Paramètres et cliquer sur Paramètres – <nom de l’enquête> au même endroit que pour créer des questions.

Il faut ensuite cliquer sur Autorisations pour le compostant : <nom de l’enquête>.


Cliquer sur Arrêter l’héritage des autorisations. Confirmer avec Ok.


Il faut ensuite donner la permission à tout le monde de répondre au sondage. Cela se fait avec la permission de collaboration. Cliquer sur Accorder des autorisations, toujours dans le bandeau en haut.

Choisir Tout le monde et cliquer sur Afficher les options. On décoche l’envoie de mail, et on sélectionne Collaboration. Finalement on valide avec Partager.

Il ne reste plus qu’à transmettre le lien vers le sondage aux personnes concernées. En effet, les personnes non membres du site ne pourront pas accéder au reste du site SharePoint.

Il est bien entendu possible de définir certaines personnes au lieu de tout le monde.

Wiki

Le dernier composant présenté ici sera le Wiki. Selon Wikipédia, un wiki est une application web qui permet la création, la modification et l’illustration collaboratives de pages à l’intérieur d’un site web.


L’intérêt est d’avoir à disposition sur un site SharePoint toute une série de pages facilement modifiables par l’ensemble des personnes contribuant au site.

Créer un wiki

Pour créer un nouveau wiki, il faut cliquer sur Contenu du site dans le menu latéral, puis Ajouter une application et choisir Bibliothèque de pages Wiki.

Il faut ensuite choisir un nom pour le wiki et valider en cliquant sur Créer.


Un Wiki contenant deux pages est alors créé. La page Utiliser cette bibliothèque décrit comment faire ses premiers pas avec le Wiki de SharePoint. Cette section dans ce document-ci ne s’étendra donc pas sur le sujet.

Gestion des accès

Introduction

SharePoint permet une gestion particulièrement fine des permissions sur les sites et les différentes webpart les composant. Concrètement, il est possible de déterminer qui pourra accéder à n’importe quelle partie d’un site SharePoint, et ce qu’il pourra y faire (c’est-à-dire créer du contenu, le modifier, le voir ou rien du tout).

Dans la plupart des cas, la gestion des accès est réservée aux propriétaires du site. C’est pourquoi certaines explications ci-dessous ne seront applicables que par eux.

Gestion des groupes

Dans SharePoint, bien qu’il soit possible d’attribuer des permissions aux personnes une par une, il est souvent préférable de les attribuer à tout un groupe. Pour cela, il existe pour chaque site un certain nombres de groupe prédéfinis avec des droits bien particuliers.

Tout d’abord, pour afficher les différents groupes, il faut cliquer sur Personnes et groupes dans le menu latéral. Ce menu est présent normalement dans les sites de l’Université de Neuchâtel, mais que pour les sites racines, non pas pour les sous-sites.

Si ce lien n’était pas présent, il faut cliquer sur la roue dentée en haut à droite de la page, puis sur paramètres du site. On sélectionne ensuite Personnes et groupes. Cela nous amène dans le groupe des membres par défaut. On peut cliquer sur Groupes tout en haut dans le menu latéral pour afficher la liste des groupes.


Ci-dessus, il est possible de voir un certain nombre de groupes, mais au minimum, on trouvera trois groupes : les visiteurs, les membres et les propriétaires.

Visiteur-trice-s

Par défaut, une personne faisant partie du groupe des visiteur-trice-s dispose d’un accès en lecture seule sur l’ensemble du site SharePoint. Cette personne peut donc accéder au contenu du site, mais ne pourra pas le modifier. Elle peut également télécharger les documents à disposition sur le site.

Membres

Contrairement aux visiteurs, les membres peuvent également ajouter, modifier et supprimer du contenu. Ils peuvent ajouter des documents aux listes, créer de nouvelles pages, ajouter des composants, etc.

Propriétaires

Les membres du groupe propriétaires ont toutes les permissions des deux autres groupes, mais également ceux d’administrer le site, les autorisations. Il peut également créer des sous-sites.

A l’Université de Neuchâtel, les propriétaires du site sont également les personnes de contact et les responsables du site SharePoint. Généralement cela concerne 2 à 3 personnes au maximum.

Ajout d’un membre dans un groupe

Habituellement, pour donner des autorisations à une personne, on va l’ajouter au groupe voulu. La démarche est exactement la même si on veut ajouter une nouvelle personne à un site SharePoint.

Pour ce faire, depuis la page Personnes et groupes (voir ci-dessus comment l’atteindre), il faut cliquer sur le nom du groupe dans lequel on veut ajouter la personne (visiteur pour une lecture seule, membre pour l’édition et propriétaire pour l’administration).

Une fois dans le groupe, on clique sur Nouveau.


On entre ensuite le nom de la personne. En cliquant sur Afficher les options, on peut choisir de ne pas envoyer de mail de confirmation du changement. On valide ensuite avec Partager.


Dans le cas d’une personne externe, il peut être nécessaire d’entrer son adresse email dans son intégralité pour que l’auto complétion confirme le nom.

Ajout d’un membre à un site SharePoint

Pour ajouter une nouvelle personne à un site SharePoint, même si la procédure ci-dessus peut tout à fait convenir, on appréciera de passer par le menu Partager. Cela ouvre une fenêtre, laquelle permet d’ajouter des personnes au site.


On saisit alors le nom des personnes à inviter (pour rappel, dans le cas d’une personne externe, la proposition n’est faite que si on tape l’adresse entière).

Dans les options, il est possible de choisir de ne pas envoyer de mail de notifications aux invités. On peut également choisir le groupe dont la personne fera partie.


Il ne reste plus qu’à cliquer sur Partager pour valider le processus.

Gestion des permissions

SharePoint permet de configurer les accès à tous les niveaux. On peut donner bien sûr accès à tout un site, mais également à seulement une bibliothèque ou même uniquement un fichier. L’inverse est également possible, c’est-à-dire bloquer une collection de documents en particulier ou plusieurs documents.

Les différentes sections ici montrent comment se configurent les droits d’accès à différents niveaux au sein d’un site SharePoint.

Dans tous les scénarios, il est possible de donner les différentes autorisations aussi bien à une personne en particulier qu’à un groupe SharePoint, ou même un groupe Active Directory.

Les autorisations fonctionnent par défaut selon une politique d’héritage. C’est-à-dire que si une personne ou un groupe a les droits de lecture sur le site, il disposera des mêmes droits pour toutes les pages du site. Si on coupe ses autorisations, toujours au niveau du site, alors il n’aura plus de droits ailleurs.

Attention, on peut à tout moment casser l’héritage et spécifier des autorisations particulières.

Site

Les autorisations de site se trouvent dans le menu Paramètres du site, accessible avec le menu de la petite roue dentée en haut à droite. Il faut alors cliquer sur Autorisations de site, dans le menu Utilisateurs et autorisations.


On voit les différentes autorisations de site déjà présentes dans la liste qui apparait alors.


On retrouve ici les groupes décrits dans la section précédente et pour chacun, leur niveau d’autorisation à droite. On remarque également que SharePoint nous signale que d’autres droits spécifiques ont été configurés dans un autre niveau. Il faudrait alors cliquer sur Afficher ces éléments pour les retrouver.

Sur cette page, différentes actions sont possibles :

On peut ajouter des droits spécifiques pour une personne ou un groupe en particulier. Pour ce faire, il faut cliquer sur Accorder des autorisations dans le bandeau. On choisit alors les groupes et personnes à configurer, puis le niveau d’autorisation. On valide finalement avec Partager.


On peut également modifier le niveau d’autorisation d’un groupe ou personne existant. Pour ce faire, on le sélectionne en cochant la case à gauche de son nom, puis on clique sur l’action Modifier les autorisations dans le bandeau. Il est possible dès lors de choisir précisément le niveau.

Il est possible de configurer encore plus finement les niveaux. Pour cela, se référer à la documentation officielle de Microsoft.

Page

Tout comme pour le site, il est possible de définir les autorisations pour une page en particulier. Cela n’est pas souvent intéressant, car tous les composants affichés sur la page peuvent être vus directement. Par exemple une liste de documents présentés sur une page peut toujours être accéder au travers du menu Contenu du site.

On configure les accès sur une page en passant par le bandeau, sur l’onglet Page. On clique ensuite sur Autorisations de la Page.


Sur la page ainsi obtenue, il faut alors configurer des règles spécifiques en cassant l’héritage des droits. Pour cela, dans l’onglet Autorisations, on clique sur Arrêter l’héritage des autorisations et on confirme avec OK.

Il est dès lors possible de configurer les permissions comme voulu.

Supprimer les autorisations uniques permet de reprendre l’héritage, et donc les permissions du site.

Composant

Il est très souvent intéressant de gérer les autorisations d’accès d’un composant en particulier, comme par exemple une liste de documents.

Pour cela, une fois sur la page du composant, il faut aller dans l’onglet correspondant à la liste, c’est-à-dire Bibliothèque dans le cas d’une liste de documents, Liste pour d’autres types de liste, etc. Il faut ensuite cliquer sur Paramètres de la bibliothèque ou de la liste.

Une fois sur la page des paramètres, il faut aller dans l’option Autorisations pour le composant : <type de composant>.


La procédure est ensuite la même que pour une page et un site. Il faut arrêter l’héritage des permissions et définir les nouvelles.

Elément d’une liste

Pour certaines listes, notamment pour les listes des documents, il est possible d’aller plus loin et de configurer les permissions au niveau d’un dossier ou d’un fichier.

Pour cela, il faut tout d’abord sélectionner le document à configurer, puis dans l’onglet Fichiers, il faut cliquer sur Partagé avec. Cela ne fonctionne qu’avec un document à la fois.


Dans le dialogue affiché, il faut cliquer sur Avancé.


Finalement la procédure est la même que pour les sections précédentes.

Demandes d’accès

Lorsqu’une personne n’a pas les autorisations nécessaires pour accéder à un site ou une page, voilà ce qu’il voit en se connectant.


S’il remplit et envoie la demande, c’est par défaut l’administrateur-trice du site qui la recevra. Dans les faits, cela devrait être un-e responsable du site, et donc un-e propriétaire. Il est possible de spécifier l’adresse e-mail de la personne qui recevra ces demandes.

Pour cela, il faut aller sur la page des Autorisations de site. Pour rappel, roue dentée en haut à droite, paramètres du site, et autorisations, pour y accéder.

On peut alors changer l’e-mail de la personne qui recevra les demandes en cliquant sur Paramètres de demande d’accès dans le bandeau. Sur le dialogue qui apparaît, il est possible de spécifier l’adresse et d’empêcher les demandes.

Utilisateur-trice-s externes

Comme expliqué au début de ce document, SharePoint permet également à des personnes ne disposant pas de compte à l’Université de Neuchâtel d’accéder à un site. Pour cela, il est nécessaire de créer un compte externe, et ensuite de lui donner des droits sur un site.

Création d’un-e utilisateur-trice externe

Pour créer un-e utilisateur-trice externe, il convient de passer par le menu latéral. Il faut cliquer sur Utilisateurs externes. Ce lien n’est disponible que pour les membres du groupe Propriétaires.

Il se peut que le lien ne soit pas disponible sur un site (par exemple si le site n’a pas été prévu pour des personnes externes). Si tel est le cas, il faut contacter un responsable de zone du SITEL ou l’administrateur-trice du site.


Sur la nouvelle page, remplir l’adresse e-mail et le nom d’utilisateur (login). Ces deux champs doivent contenir la même valeur ! Donner également un mot de passe.


L’utilisateur-trice est maintenant créé. Il se peut qu’il-elle existe déjà, dans ce cas, le système vous le dira. Dans ce cas, il sera bien entendu possible de réutiliser ce compte sur deux sites différents.

Il ne reste plus qu’à ajouter la nouvelle personne sur le site voulu.

Ajout d’un-e utilisateur-trice externe à un site

L’ajout d’un-e utilisateur-trice externe à un site SharePoint se fait exactement de la même manière que pour une personne disposant d’un compte à l’Université de Neuchâtel.

Pour cela, il faut cliquer sur Partager en haut à droite de la page. Cela ouvre un dialogue permettant d’ajouter une personne à un site.

On renseigne ici l’adresse email complète. L’adresse ne sera proposée en auto-complétion que si elle est complète. Cela permet également de valider l’existence de ce compte.

Il est possible ensuite de choisir ou non d’envoyer un mail de confirmation à la personne.

Le dernier champ est le groupe dans lequel on place la personne. Pour rappel, visiteur-e-s pour des droits de lecture seule, membres pour des droits d’édition et propriétaires pour les droits d’administration. Cela peut changer en fonction de la configuration des groupes.