Webex Training

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WebEx Training

Outils de réunion et de formation en ligne

1. Description 1

2. Création de compte 2

3. Planifier la formation 2

4. Session de formation 5

4.1. Note à propos de l’application mobile 5

4.2. Rejoindre la session pour l’organisateur/trice 6

4.3. Rejoindre la session pour les participant-e-s 7

4.4. Premier lancement 8

5. Fonctions pour l’enseignement 9

5.1. Partage de contenu : tableau blanc, écran, et fichiers 9

5.2. Groupes de travail 11

5.2.1. Assignation des participant-e-s lors de la planification 11

5.2.2. Gérer les assignations en cours de session 11

5.2.3. Permettre le partage d’informations 14

5.2.4. Commencer les sessions de groupe 15

5.2.5. Récupération d’éléments partagés dans un groupe de travail 16

5.3. Requérir une inscription à la session de formation 17

5.3.1. Formulaire d’inscription 17

5.3.2. Inscription par un/une participant-e 19

5.3.3. Validation des inscriptions 20

6. Enregistrement de session 21

6.1. Conversion d’un enregistrement au format WRF 21

6.2. Conversion d’un enregistrement format ARF 22

6.2.1. Installation du convertisseur ARF 24

7. Problèmes rencontrés et solutions 25

7.1. Erreur au lancement du programme ou la connexion n’aboutit pas – Windows 7 25

  1. Description

WebEx Training est un outil de réunion en ligne étendu avec des fonctionnalités adaptées à l’enseignement et est basé sur WebEx Meetings.

Il est compatible Windows 7, 8 et 10 et MacOs version 10.10+. L’application pour smartphones n’offre pas toutes les fonctionnalités Training et n’est pas recommandée.

Il permet notamment de créer des sous-groupes de travail (ou « sessions scindées ») lors d’une session afin de permettre aux participant-e-s de collaborer entre eux/elles et de partager au sein de leur groupe divers éléments tels que l’écran de leur ordinateur, un tableau blanc ou différents documents et fichiers multimédia.

L’organisateur peut rejoindre à sa guise ces différents groupes afin d’intervenir et de récupérer certains éléments qu’il pourra ensuite partager à l’entièreté des participant-e-s de la session principale.

  1. Création de compte

WebEx Training nécessite un compte WebEx Meeting pour organiser des sessions. Aucun compte n’est requis pour les participant-e-s.

Se référer à la documentation relative à WebEx Meetings pour l’inscription.

  1. Planifier la formation

Se rendre sur le site https://unine.webex.com puis utiliser le bouton « Se connecter » en haut à droite et se connecter avec son compte WebEx Meetings.

Si la page affichée n’est pas « Salle personnelle de… », afficher la barre de menu depuis le bouton 18x17px si besoin puis choisir « WebEx Training » depuis celle-ci.
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Si la page affichée est « Salle personnelle de… », choisir « WebEx Training » ou « WT » depuis le panneau latéral gauche.
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Choisir « WebEx Training » puis « Organiser une session » depuis le panneau latéral et finalement « Programmer une formation ».
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Dans la page qui s’affiche alors, définir le nom du cours dans le « Sujet », choisir un mot de passe qu’il faudra communiquer aux participant-e-s.

Indiquer la date et l’heure planifiées pour cette formation.

Important : Cocher la case « M’envoyer une copie de l’invitation de l’invité » pour recevoir le lien à communiquer aux participant-e-s.
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Il est possible grâce à l’option « Affectation de session préalable » de définir à l’avance si des groupes de travail doivent être constitués au sein de la session.
Les groupes seront modifiables durant la session ; cette option peut être laissée désactivée.
Se référer au chapitre 6.3 « Groupes de travail » pour plus de détails sur cette fonction.
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Lorsque toutes les données de la session sont entrées, utiliser le bouton « Programmer » en bas de page pour valider sa création.
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Une fois le processus terminé, une page s’affiche avec un résumé de la session de formation ainsi planifiée.
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Deux e-mails sont automatiquement envoyés à l’organisateur/trice :

L’un, intitulé « Session de formation programmée », contient les informations que l’organisateur/trice doit utiliser le moment venu pour rejoindre la session de formation.
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L’autre, intitulé « (Transférer aux participants) Invitation à la session de formation », contient le lien et le mot de passe à utiliser par les participant-e-s pour rejoindre la session.
Ces informations peuvent être transmises par e-mail ou publiées dans Moodle.
mot de passe.
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  1. Session de formation

    1. Note à propos de l’application mobile

Bien que l’application WebEx Meetings sur smartphone permette de rejoindre une session WebEx Training, de nombreuses limitations rendent sont utilisation pour des sessions de formations problématique et n’es pas recommandée :

Sur Android :

  • Il n’est pas possible de participer à une « session scindée ».
  • Il n’est pas possible de couper son micro. L’organisateur/trice ne peut pas non plus couper le micro d’un/une participant-e sur Android.

Sur Android et iOS :

  • Il n’est pas possible d’interagir avec un tableau blanc partagé.

Les participant-e-s mobiles sont indiqué-e-s par une icône représentant un smartphone dans la liste des participant-e-s.
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  1. Rejoindre la session pour l’organisateur/trice

Ouvrir le lien figurant dans l’e-mail destiné à l’organisateur/trice reçu lors de la programmation de la session, puis se connecter avec son compte WebEx.

Dans la page qui s’ouvre, cliquer sur « Démarrer maintenant ».
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Une page indiquera qu’il faut installer un plugin pour le navigateur et proposera de télécharger une application temporaire :

  • Sur PC, choisir l’option « Lancez une application temporaire » puis télécharger et exécuter le programme. La session débutera automatiquement.
  • Sur Mac, à la première utilisation, il faut choisir l’option « ajouter WebEx au navigateur web » pour télécharger puis il faut exécuter le programme d’installation.

La session débutera ensuite automatiquement.

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Sur mac, le système peut demander plusieurs autorisations pour télécharger l’extension pour navigateur web, accepter jusqu’à avoir téléchargé le ficher « image disque » .dmg.

Ouvrir l’image disque téléchargée depuis le dossier des téléchargements puis lancer le programme « Installez l’add-on Cisco WebEx » qui s’y trouve et confirmer son installation.
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Si la session ne débute pas automatiquement une fois l’installation complétée, ouvrir à nouveau le lien vers la session.

  1. Rejoindre la session pour les participant-e-s

Ouvrir dans un navigateur web le lien communiqué par l’organisateur.

Dans la page qui s’ouvre, indiquer son nom et son adresse e-mail puis cliquer sur « rejoindre maintenant ».

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Une page indiquera qu’il faut installer un plugin pour le navigateur et proposera de télécharger une application temporaire :

  • Sur PC, choisir l’option « Lancez une application temporaire » puis télécharger et exécuter le programme. La session débutera automatiquement.
  • Sur Mac, à la première utilisation, il faut choisir l’option « ajouter WebEx au navigateur web » pour télécharger puis il faut exécuter le programme d’installation.

La session débutera ensuite automatiquement.

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Sur mac, le système peut demander plusieurs autorisations pour télécharger l’extension pour navigateur web, accepter jusqu’à avoir téléchargé le ficher « image disque » .dmg.

Ouvrir l’image disque téléchargée depuis le dossier des téléchargements puis lancer le programme « Installez l’add-on Cisco WebEx » qui s’y trouve et confirmer son installation.
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Si la session ne débute pas automatiquement une fois l’installation complétée, ouvrir à nouveau le lien vers la session.

  1. Premier lancement

Au lancement du programme, une fenêtre de paramétrage du son s’ouvrira automatiquement.

Vérifier la sélection des haut-parleurs/écouteurs et du micro :

Lorsque l’on parle dans le micro, le volume sonore doit être indiqué par le mouvement d’une barre colorée.
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Une fois la sélection effectuée, cliquer sur OK.

La session de formation est maintenant démarrée.

Cette fenêtre de configuration est à tout moment disponible en cours de session depuis le menu « Audio », « Test audio du haut-parleur/microphone… ».
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  1. Fonctions pour l’enseignement

    1. Partage de contenu : tableau blanc, écran, et fichiers

Durant une session, le menu « Partager » permet à l’organisateur/trice de montrer aux participant-e-s divers éléments tels que des images, PDF, vidéos ainsi que de montrer son écran ou même de dessiner au tableau blanc.
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À chaque élément partagé correspond un onglet.
Seul le contenu de l’onglet sélectionné sera montré aux participant-e-s.
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Le contenu de chaque élément peut être annoté durant la session grâce aux fonctions de dessin disponibles depuis la barre d’outils.
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Par défaut, les participant-e-s peuvent également annoter les éléments partagés.
Cette possibilité peut être modifiée à tout moment depuis le menu « Participant » puis la fonction « Attribuer des droits aux utilisateurs ».
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Dans la fenêtre qui s’ouvre alors, désactiver l’option « Annoter » dans la section « Document ».
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Il est néanmoins possible de permettre ponctuellement à des participant-e-s d’interagir avec ces éléments en leur accordant individuellement le rôle de « Panéliste ».
Pour ajouter ce rôle, depuis la liste du panneau de droite, faire un clic droit sur le nom de la personne et choisir l’option « Donner le rôle de » et sélectionner le rôle « Panéliste ».
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Ce rôle peut être retiré par la même manipulation en sélectionnant le rôle « Participant ».

Si l’on attribue le rôle d’« Animateur » à une personne, celle-ci pourra prendre le contrôle de la session et pourra partager des éléments supplémentaires.
Ce jusqu’à ce qu’elle attribue à son tour le rôle d’« Animateur » à une autre personne.

  1. Groupes de travail

Par défaut, une session de formation permet à tous les participant-e-s de voir et de partager le même contenu.
Il est possible de créer des groupes de travail en cours de session, appelés « Sessions scindées », afin de permettre le partage de données et la collaboration audio au sein de ces groupes.

L’assignation des participant-e-s à ces groupes peut être prédéfinie au moment de la planification de la session ou gérée manuellement durant son déroulement.

Il est également possible, lorsque l’inscription préalable à la session est requise, de constituer les groupes avant le début de la session.

  1. Assignation des participant-e-s lors de la planification

Lors de la planification d’une nouvelle session de formation, il est possible de prédéfinir à l’avance par quelle méthode les participant-e-s seront assigné-e-s à des groupes de travail en activant l’option « Activer l’affectation de session préalable ».

Cette fonction permet de répartir automatiquement les participant-e-s selon deux méthodes :

  • Affecter automatiquement les invité-e-s pendant la session :

Permet de distribuer automatiquement les participant-e-s de façon uniforme dans un « nombre de sessions » prédéfini ou en définissant un « nombre d’invités » maximum par session ; un nouveau groupe sera créé dès que ce nombre sera atteint.

  • Affecter manuellement les invité-e-s inscrit-e-s aux sessions :

permet d’affecter manuellement les groupes au moment d’accepter les inscriptions, l’option « Demander l’inscription des participants » sera alors automatiquement activée.

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  1. Gérer les assignations en cours de session

Durant la session, l’assignation des différent-e-s participant-e-s aux groupes de travail peut être modifiée à partir du menu « Scindé » puis « Affectation aux sessions scindées… ».

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La fenêtre d’affectation propose deux modes de fonctionnement :
Le mode « Automatiquement » permet de répartir automatiquement les participant-e-s selon deux méthodes :

  • Affecter automatiquement les invité-e-s pendant la session :

Permet de distribuer automatiquement les participant-e-s de façon uniforme dans un «  » prédéfini ou en définissant un « nombre d’invités » maximum par session, un nouveau groupe sera créé dès que ce nombre sera atteint.

  • Affecter manuellement les invité-e-s inscrit-e-s aux sessions :

permet d’affecter manuellement les participant-e-s aux groupes, l’option « Demander l’inscription des participants » sera alors automatiquement activée.

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L’option « Manuellement » permet de créer à sa guise un nombre de groupes souhaité et d’y assigner les participant-e-s individuellement.
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Une fois les groupes constitués, ils apparaissent dans le panneau « Session scindées ».
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Si ce panneau n’apparait pas, utiliser le menu « Scindé » puis « Ouvrir la fenêtre de session scindée ».
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Il est possible de désigner un « Animateur » dans chaque groupe qui pourra présenter des éléments au sein de son groupe.

Une fois les sessions de groupe commencées, il ne sera plus possible à l’organisateur/trice de désigner un autre « animateur », seul l’animateur/trice pourra désigner un autre membre du groupe.

Pour désigner les « Animateurs », sélectionner la personne et cliquer sur le bouton « Donner le rôle… ».
Le rôle « Animateur » est indiqué par l’icône 16x15px à côté du nom.
Si aucun animateur/trice n’est désigné-e, un/une participant-e sera désigné-e automatiquement.
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  1. Permettre le partage d’informations

Afin de permettre aux membres des groupes de travail de partager du contenu, il faut les y autoriser.

Pour ce faire, accorder cette fonction depuis le menu « Participant » puis la fonction « Attribuer des droits aux utilisateurs ».
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Et cocher l’option « Partager » sous « Session de formation ».
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  1. Commencer les sessions de groupe

Au début de la session de formation, les sous-groupes ne sont pas effectifs et tous/toutes les participant-e-s sont réuni-e-s dans la session de formation principale.

Utiliser le bouton « Démarrer » depuis le panneau « Session scindée » pour commencer.
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À tout moment, l’organisateur/trice peut rejoindre l’un des groupes pour voir ce qu’il s’y passe.
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L’organisateur/trice peut quitter le groupe de travail depuis le bouton « Quitter la session scindée » du panneau « Session scindée » pour en rejoindre un autre si désiré.
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Pour mettre fin aux sessions de groupe, utiliser le bouton « Tout fermer » depuis le panneau « Session scindée ».
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Un décompte de 30 secondes est nécessaire avant que les participant-e-s ne rejoignent la session principale.

  1. Récupération d’éléments partagés dans un groupe de travail

Il est possible de récupérer vers la session principale les éléments partagés au sein de sessions de groupe de travail une fois celles-ci terminées. La permission de l’animateur/trice du groupe est nécessaire.

Après la fin des sessions de groupe, utiliser le menu « Scindé » puis « Partager le contenu de la session scindée.
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Sélectionner à partir de quelle session de groupe récupérer les éléments partagés.
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L’animateur/trice doit sélectionner individuellement quels éléments il/elle souhaite partager.
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Une fois ces éléments récupérés, ils apparaissent dans la session principale et peuvent être montrés à tous par l’organisateur/trice.
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  1. Requérir une inscription à la session de formation

    1. Formulaire d’inscription

Il est possible de demander aux participant-e-s de s’inscrire à la formation au préalable.

Lors de la planification de la session de formation, activer l’option « Demander l’inscription des participants » et ajouter un nombre d’inscriptions maximum.
Si l’option « Approuver automatiquement toutes les demandes d’inscriptions » n’est pas cochée, chaque inscription devra être validée (voir chapitre 5.3.3 « Validation des inscriptions »).
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La fonction « Personnaliser le formulaire » permet de modifier le contenu du formulaire d’inscription.
Dans la fenêtre qui s’ouvre, il est possible d’ajouter des champs prédéfinis parmi la liste ou des champs personnalisés en utilisant les boutons en bas de la fenêtre.
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Les champs ainsi ajoutés apparaissent sous « Mes options » et peuvent être modifiés en cliquant sur leurs noms.
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Les colonnes Coche et R indiquent respectivement si le champ sera visible et s’il est requis (si décoché, il sera facultatif).
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Une fois toutes les informations entrées, terminer la création du formulaire avec le bouton « OK ».

Avant de compléter la planification de la session, s’assurer que l’option « M’envoyer une copie de l’invitation de l’invité » est activée pour recevoir le lien à communiquer aux participant-e-s.

  1. Inscription par un/une participant-e

Lorsqu’un/une participant-e accédera au lien d’inscription, le formulaire sera affiché pour permettre la saisie de ses informations personnelles.
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Une fois le formulaire validé, l’organisateur/trice recevra un e-mail de notification.

  1. Validation des inscriptions

Dans le cas où l’option « Approuver automatiquement toutes les demandes d’inscriptions » n’avait pas été activée lors de la planification de la session, il faut valider manuellement chaque demande d’inscription d’un/une participant-e.

Pour ce faire, ouvrir le lien vers la session à partir de l’e-mail de notification d’inscription puis se connecter avec son compte WebEx.

Dans la page qui s’ouvre, accéder à la fonction « Gérer les inscriptions » en bas de page.
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La liste des demandes d’inscription s’affiche, cliquer sur « en attente », cocher la case à côté du ou des participant-e-s puis cliquer sur « Accepter » ou « Rejeter ».
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Si l’option « Affecter manuellement les invités inscrits aux sessions » a été sélectionnée lors de la planification, il est alors possible une fois l’inscription acceptée de gérer les groupes depuis le bouton « Pré-affectation des invités aux sessions scindées » en haut de page.
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Le/la participant-e recevra un e-mail de confirmation comportant le lien et un mot de passe qui lui permettra de rejoindre la session de formation.

  1. Enregistrement de session

Contrairement à WebEx Meetings, l’enregistrement se fait dans un format de fichier non standard qu’il faut convertir en vidéo avant de pouvoir le mettre à disposition.

Ce processus peut-prendre du temps en fonction de la durée de l’enregistrement et de la vitesse de l’ordinateur.

Attention : Aucun logiciel Mac ne permet de convertir ces fichiers, les logiciels Windows qui le permettent ont été rendues disponible sur le système RemoteApp pour les utilisateurs de Mac.
Consulter la documentation RemoteApp pour plus d’informations sur son utilisation.

  1. Conversion d’un enregistrement au format WRF

Si nécessaire, télécharger et installer le logiciel « Webex Converter » depuis la page https://help.webex.com/en-us/WBX000026388/WRF2WMV-Converter

La conversion vers le format MP4 n’est pas possible mais les fichiers WMV produits peuvent être téléchargés vers UbiCast.

Pour commencer, lancer le programme depuis l’icône de « Webex Converter » sur le bureau et cliquer sur « Add » pour ajouter l’enregistrement à convertir à la liste.
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Sélectionner le fichier à convertir dans « Source file » via le bouton « Browse… ».
Le fichier converti peut être sauvé à un emplacement différent via « Output File ».
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L’enregistrement à convertir as été ajouté à la liste. Ce processus peut être répéter plusieurs fois pour convertir plusieurs enregistrements simultanément.
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Cliquer sur « Start Converting » pour démarrer la conversion.

  1. Conversion d’un enregistrement format ARF

Si nécessaire, installer le logiciel « Network Recording Player » comme décrite au chapitre suivant.

Ouvrir l’enregistrement au format ARF à l’aide du logiciel puis accéder à l’outil de conversion de puis le menu « File », « Convert Format » et « MP4 (MPEG-4)… »
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Dans la fenêtre qui s’ouvre alors, choisir l’emplacement où sauver la vidéo, puis définir les paramètres comme montré ci-dessous et faire « OK ».
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Un message indique que la conversion sera lancée en arrière-plan, faire « OK » pour commencer.
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Pour voir l’avancement du processus en arrière-plan, accéder à la fenêtre de conversion depuis la barre de tâche de Windows.
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À la fin de la conversion, un message indique que le processus est terminé.387x195px

Note concernant l’utilisation sur Mac via RemoteApp:
L’icône permettant d’accéder à la fenêtre de conversion en arrière-plan n’est pas accessible.
Pour pouvoir voir apparaitre la notification à la fin du processus de conversion, il faut réduire la fenêtre du logiciel « Network Recording Player » sinon elle sera masquée par celui-ci.
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La fenêtre du logiciel peut être montrée à nouveau depuis la barre de menu.
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  1. Installation du convertisseur ARF

Télécharger et lancer le programme d’installation disponible sous la section « .ARF File » de cette page https://www.webex.com/video-recording.html

Une fois le logiciel installé, il faut également installer un plugin nécessaire pour convertir au format MP4 :

Pour se faire, télécharger puis ouvrir l’archive ZIP disponible à l’adresse https://cisco.bravais.com/s/0ovsmxyXiqUxhn0vSSUb

Simultanément, ouvrir une fenêtre de l’explorateur Windows et naviguer vers l’emplacement « C:\Program Files (x86)\Webex\Webex\500 ».

Copier le dossier « plugin » entier contenu dans l’archive ZIP vers le répertoire « 500 ».

  1. Problèmes rencontrés et solutions

    1. Erreur au lancement du programme ou la connexion n’aboutit pas – Windows 7

Sous Windows 7, il est possible que l’erreur suivante s’affiche lors du lancement de l’application temporaire téléchargée.
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L’extension pour navigateur ne fonctionne également pas, la connexion se résulte par une erreur.
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Pour résoudre ce problème, ouvrir le panneau de configuration de Windows et accéder aux « Options Internet ».
Dans la fenêtre qui s’ouvre, sous l’onglet « Avancé », activer l’option « Utiliser TLS 1.2 »
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Référence : https://help.webex.com/fr-fr/WBX9000023909/Error-Failed-to-get-correct-parameters-while-downloading-the-meeting-component-Contact-Technical-Support-for-assistance