Webex Teams

Cisco Webex Teams est une application gratuite qui permet de créer des espaces (ou fils) de discussion en ligne.

Bien que Webex Teams permette d'organiser des conférences, son fonctionnement est quelque peu limité ce qui pourrait causer des problèmes. Webex Meetings lui est préféré pour cette utilisation.

Création d'un compte

Se référer au Guide de démarrage de Webex pour l’inscription.

Fil de discussion simple

S'il n'existe pas encore d'espace de discussion, la fenêtre principale propose d'en créer un.

Il est également possible d'ajouter un espace en cliquant sur le bouton + à côté du champ de recherche.

Ajouter des membres dans un espace de discussion

L'espace créé précédemment se trouve maintenant sur la gauche. En faisant un clic droit de la souris sur cet espace, on peut ajouter de nouvelles personnes en saisissant leur adresse email.

Presser la touche enter pour valider chaque adresse et cliquer sur le bouton Ajouter

Les utilisateurs sont maintenant ajoutés dans l'espace de discussion. Les membres disposant déjà de l'application Teams verront apparaître un espace supplémentaire.

Les membres n'ayant jamais activé de compte Webex reçoivent une invitation par email et sont identifiés par la mention "Activation en attente" dans la liste des personnes associées à un espace de discussion.

Retirer un membre d'un espace de discussion

Sélectionner l'espace voulu dans la partie gauche et cliquer sur … en haut à droite de la fenêtre

Sélectionner le groupe Personnes pour afficher la liste des membres

Dans la liste des personnes, faire un clic droit de la souris et choisir Supprimer de l'espace

Attention: N'importe quel membre de l'espace peut retirer un autre membre de l'espace.

Quitter volontairement un espace de discussion

Faire un clic droit de la souris sur l'espace à quitter et choisir l'option Quitter l'espace

La dernière personne à quitter l'espace le ferme définitivement et les conversations sont supprimées.

Prendre le rôle de modérateur dans un espace de discussion

Par moment, il peut être nécessaire de modérer un espace pour limiter le nombre de membres ou supprimer des messages hors contexte:

• Aller dans les espaces de discussion
• Sélectionner l'espace à modérer
• Dans la partie droite, cliquer sur le champ d'information à gauche du titre
• Cliquer sur modérer l'espace

Quitter le rôle de modérateur dans un espace de discussion

Le procédé est le même que ci-dessus, mais à la place de la fonction "Modérer l'espace" on trouvera "Supprimer les modérateurs".

Notion d'équipe

Une équipe (Team en anglais) est un regroupement de personnes dirigées par un modérateur. Les équipes regroupent généralement les personnes travaillant sur un même projet.

C'est le rôle Modérateur qui ajoute ou retire les membres de l'équipe.

Il est possible d'avoir plusieurs modérateurs si l'équipe est grande ou si le travail est conséquent. Pour ce faire, le modérateur va dans l'équipe et, dans la partie droite, il a la possibilité d'ajouter un modérateur supplémentaire (externe ou déjà membre de l'équipe).

Création d'une équipe

• Cliquer sur le bouton + pour ajouter une équipe
• Donner un nom à l'équipe
• Indiquer une description (optionnel)
• Cliquer sur le bouton Créer

L'équipe est maintenant créée. Par défaut, un premier fil de discussion est présent pour cette équipe, il se nomme Général et ne peut pas être renommé.

Ajout de nouveaux membres d'équipe

Dans l'onglet Membres d'équipe, cliquer sur Ajouter un membre d'équipe et saisir l'adresse email du contact.

Ajout d'un nouvel espace de discussion

Dans l'onglet Espaces, cliquer sur + et donner un nom pour ajouter un nouvel espace de discussion

Le nouvel espace au sein d’une équipe est automatiquement visible pour tous les membres de l’équipe dans l’onglet Espaces.

Ajout de membres externes au sein d’un espace de discussion d’équipe

Il est possible d’ajouter des membres qui ne font pas partie de l’équipe aux espaces de discussion. Ces membres-là n’auront accès qu’à l’espace de discussion dans lequel ils sont ajoutés.

Dans l’espace Général, seul le rôle Modérateur peut ajouter un nouveau membre. Dans les autres espaces, comme pour le chapitre précédent "Fil de discussion simple", chaque membre peut inviter la personne de son choix:

• Se mettre dans l'équipe souhaitée
• Sélectionner l'espace dans lequel ajouter un membre
• Dans la partie droite, choisir l'onglet Personnes
• Cliquer sur Ajouter des personnes

Quitter un espace d'équipe

Chaque membre peut quitter un espace secondaire, autre que Général, s'il le souhaite.

• Aller dans l'espace Équipe sur l'onglet Espaces
• Sélectionner l'espace à quitter
• Sur la droite, choisir l'onglet Personnes
• Clic-droit sur son propre nom
• Quitter l'espace

Faire cette opération dans l'espace Général d'une équipe équivaut à quitter l'équipe.

Quitter une équipe

Chaque membre peut quitter l'équipe s'il le souhaite.

• Aller dans l'espace Équipe sur l'onglet Membres
• Clic-droit sur son propre nom
• Quitter l'équipe

Archiver un espace de discussion d'équipe (modérateur)

Dans une équipe, on ne supprime pas les espaces de discussions créés, on les archive.

• Aller dans l'espace Équipe sur l'onglet Espaces
• Sélectionner l'espace à archiver
• Dans la partie droite, cliquer sur le champ d'information à gauche du titre
• Archiver l'espace

Attention: N'importe quel membre de l'équipe peut archiver un espace de discussion. La procédure est la même que décrite ci-dessus à la différence près que ce n'est pas le champ information qui apparaît à gauche du titre, mais une roue crantée (paramètres).

L'espace archivé est maintenant mis de côté.

Chaque membre de l'équipe peut le réactiver.

Archiver une équipe

Comme pour les espaces de discussion au sein d'une équipe, une équipe n'est pas supprimée, elle est archivée.

• Aller dans l'espace Équipe sur l'onglet Espaces
• Sélectionner l'espace Général
• Dans la partie droite, cliquer sur le champ d'information à gauche du titre
• Archiver l'équipe

L'équipe archivée est maintenant masquée pour les membres de l'équipe. Il n'y a que les modérateurs qui peuvent encore la voir et éventuellement la réactiver.

Conférence depuis Webex Teams

Si l'utilisateur de Webex Teams dispose déjà d'un compte converti (voir Création d'un compte) dans Webex Meetings (vidéoconférence), il a la possibilité de démarrer spontanément une vidéoconférence, ou d'en rejoindre une, depuis l'application Webex Teams.

Les fonctions disponibles sont toutefois limitées, il est recommandé d'utiliser Webex Meetings pour organiser et rejoindre des conférences.

Démarrer spontanément une conférence dans sa salle personnelle

• Cliquer sur l'icône Agenda sur le côté gauche de l'application
• Copier les paramètres d'invitation à la conférence (point 2 du schéma ci-dessous)
• Envoyer les paramètres d'invitation aux invités en les collant dans un fil de discussion Webex Teams ou dans un email
• Cliquer sur Démarrer la réunion

Rejoindre une conférence

• Cliquer sur l'icône Agenda sur le côté gauche de l'application
• Coller l'adresse de la conférence à rejoindre dans le champ en haut à droite
• Cliquer sur la flèche verte pour démarrer la conférence

Démarrer une conférence individuelle (point à point)

Il existe différentes méthodes pour démarrer une conférence individuelle.

Par l'outil de recherche

• Afficher les fils de discussion
• Dans l'outil de recherche, taper le nom du correspondant
• Passer la souris sur le nom de la bonne personne et cliquer l'icône d'appel en vert

Par le fil de discussion personnel

• Afficher les fils de discussion
• Choisir le fil de discussion personnel
• Clic-droit de la souris sur le fil et choisir l'option Appeler

Au sein d'un espace de discussion

• Afficher les fils de discussion
• Choisir le fil souhaité
• Dans la fenêtre de chat (à droite), placer la souris sur l'icône de votre correspondant
• Cliquer sur l'icône d'appel en vert

Démarrer une conférence de groupe

Depuis un fil de discussion

• Afficher les fils de discussion
• Choisir le fil souhaité
• Clic-droit de la souris sur le fil et choisir l'option Appeler

ou

• Cliquer sur l'icône d'appel en vert en haut à droite du groupe

Depuis une équipe

• Aller dans l'espace Équipe sur l'onglet Espaces
• Sélectionner l'espace voulu
• Cliquer sur l'icône d'appel en vert en haut à droite du groupe

Fonctionnalités avancées

D'autres fonctionnalités sont encore présentes dans cet outil, mais ne font pas l'objet de ce mode d'emploi simplifié, elles sont accessibles par le menu d'aide en bas à gauche de l'application puis en cliquant sur Centre d'aide.