Webex Meetings

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Cisco Webex Meetings est une application qui permet de participer à des réunions vidéo et/ou audio. Pour fonctionner, un appareil muni d’une caméra et/ou d’un micro est nécessaire. Un téléphone portable est suffisant.

L'application permet en plus de la réunion vidéo, le partage de fichiers multimédias (PowerPoint par exemple) ainsi que l'enregistrement d'une réunion, pour la rendre ensuite disponible via Moodle par exemple.

  1. Prérequis

Pour participer à une réunion, il n’est pas nécessaire d’avoir un compte Webex. Une simple identification (email, nom, prénom) est suffisante.

Par contre, la création d'une réunion nécessite un compte Webex Enterprise. Pour en disposer, il faut :

Le compte Webex Enterprise donne accès aux applications :

  • Webex Teams :

Espace de discussion en ligne dans lequel il est possible de créer des fils de discussion

  • Webex Meeting :

Application de réunion vidéo et/ou audio

Les applications Webex peuvent être téléchargée et installée sur de multiples plateformes (https://www.webex.com/fr/downloads.html).

Attention : les applications Webex Meetings et OpenBoard ne sont pas compatibles, elles ne peuvent pas fonctionner ensemble par le fait que les deux veulent prendre le contrôle de l'écran.

  1. Compte

    1. Créer un compte gratuit

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Valider l'adresse email en cliquant le lien "Configurer votre mot de passe" dans l’email reçu dans la boîte de messagerie UniNE.

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L'application redirige en ligne et, après une courte attente, il est demandé de saisir un mot de passe.
Attention aux règles strictes pour la création du mot de passe !

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Dans le dialogue suivant, saisir le nom et le prénom. C'est l’identifiant qui apparaît ensuite dans les réunions.

Cliquer suivant et la connexion à Webex Teams est maintenant établie.

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L'application Webex Teams peut être téléchargée et installée sur de multiples plateformes (https://www.webex.com/fr/downloads.html).

  1. Conversion du compte

Pour que le compte Webex Teams soit autorisé à créer des réunions multimédia dans l’application Webex Meetings, il est nécessaire de faire une conversion de son compte.

La conversion du compte doit-être demandée par écrit à hotline.sitel@unine.ch.

Un email de validation (en anglais) est envoyé.
Pour confirmer la conversion, il faut cliquer sur le bouton Review.

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Lorsque la conversion est réussie, l'application Webex Meetings est accessible en ligne à l'adresse https://unine.webex.com.

  1. Réunion

Cisco Webex Meetings vous permet de créer une réunion virtuelle, qui soit planifiée ou non. L’accès à ce système nécessite, pour le créateur de la réunion, un compte Webex enterprise

  1. Réunion immédiate
    1. Participer à une réunion

Pour participer à une réunion il n’est pas nécessaire d’avoir un compte Webex. Il est par contre recommandé de disposer d’un appareil ayant une caméra et un micro.

L'organisateur de la réunion doit transmettre un lien (par email par exemple) sur lequel il faudra cliquer pour activer la participation.

Si l’application Cisco Webex Meetings n'est pas encore installée, une invitation à l'installer vous sera proposée. Elle fonctionne également sur un smartphone ou une tablette.

En cas de participation à une réunion planifiée, il est possible qu'un mot de passe soit demandé. Il est en principe fourni par l'organisateur de la réunion et est transmis avec l'invitation.

L'application peut demander à utiliser la caméra et le microphone de l'appareil, il faut l'autoriser.

Webex Meeting démarre dans votre salle personnelle. Les paramètres audio et vidéo sont paramétrables en cliquant en bas à droite de la fenêtre.

Cliquer sur "Rejoindre la réunion" pour y participer.

  1. Démarrer une réunion immédiate

Pour démarrer une réunion immédiate dans Webex Meetings, il est nécessaire d’avoir :

  • Un compte Webex Enterprise
  • Un appareil connecté avec une caméra et un micro

Il y a deux possibilités différentes pour créer une réunion immédiate :

  • Via l’application Webex Meetings
  • Via un navigateur internet
    1. Créer et démarrer une réunion via l’application Webex Meetings

Télécharger et installer l’application Cisco Webex Meetings depuis la page https://www.webex.com/downloads.html.

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Une fois l’application installée et démarrée, la vue ci-dessous doit s'afficher

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Copier l’URL se trouvant sous le nom (en haut) et la transmettre aux invités (par email par exemple) en cliquant sur l'icône juste à droite l'adresse

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Cliquer sur le bouton "Démarrer une réunion" et attendre que les participants rejoignent la réunion

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  1. Créer et démarrer une réunion via le navigateur internet

  • Ouvrir un navigateur internet et se rendre à l'adresse https://unine.webex.com
  • Cliquer sur Se Connecter
  • Saisir l'adresse email et le mot de passe définis lors de l'inscription à Webex Meetings

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  • Dans la salle personnelle, copier l'URL de la salle en cliquant sur l'icône juste à droite du nom et la transmettre aux invités par email par exemple

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  • Cliquer sur le bouton "Démarrer" et attendre que tous les participants joignent la réunion

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Pour plus d’informations sur le déroulement de la réunion, se rendre au chapitre consacré à l’interface de Webex Meetings.

  1. Réunion planifiée
    1. Créer une réunion planifiée

La création de réunion planifiées se fait plus aisément par l'interface web.

  • Ouvrir un navigateur internet et se rendre à l'adresse https://unine.webex.com
  • Cliquer sur Se Connecter
  • Saisir l'adresse email et le mot de passe définis lors de l'inscription à Webex Meetings

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  • Cliquer "Programmer" pour ouvrir l’interface de création de réunions planifiées

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Il faut maintenant saisir les informations de la réunion:

  • Le sujet (plus on est précis, plus simplement on retrouvera la réunion)
  • Le mot de passe qui sera transmis aux invités
  • Une date, une heure de début et une durée (cliquer sur la flèche descendante à droite de la date)
  • Cocher la case Récurrence et définir la fréquence des réunions si c'est nécessaire
  • Sous "Participants", il est conseillé de laisser cette zone vide. Ne se trouveront ici que les utilisateurs enregistrés dans Webex. On préfèrera donc l'envoi d'un email groupé pour inviter les participants ou on affichera cette information dans un forum dédié comme Moodle par exemple.
  • (Optionnel) Modifier les options avancées en fonction des besoins
  • Cliquer sur Programmer pour terminer
  • Un email de confirmation est envoyé. Il contient les informations de la réunion ainsi qu'un bouton de démarrage de la réunion. Si des participants ont été saisis précédemment, ils recevront également le message.

La planification de la réunion est maintenant terminée

  1. Démarrer une réunion planifiée

Pour démarrer une réunion planifiée, il est conseillé de passer par l’application "Webex Meetings".

Si elle n'est pas déjà installée, il faut se rendre sur la page ci-dessous et télécharger la version correspondant au système d'exploitation utilisé

https://www.webex.com/downloads.html

Cette application est également disponible sur Apple Store et Play Store.

A défaut, il est possible de démarrer la réunion via le site internet, mais la qualité de la vidéo et du son sont certaines fois quelque peu dégradées.

  • Démarrer l'application Webex Meetings
  • S'identifier avec l'adresse @unine.ch et le mot de passe défini lors de l'inscription à Webex
  • Une fois authentifié, les réunions planifiées sont visibles
  • Démarrer la réunion voulue en cliquant sur le bouton en regard

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  • L'application de vidéoconférence s'ouvre et ouvre le micro et active la caméra
    1. Enregistrer une réunion

Cisco Webex Meetings permet l’enregistrement de la réunion en cours. Cet enregistrement peut être enregistré de deux manières:

  • Dans le cloud (solution préférée):

Avantage:
conservation des interactions (chat, sondage, etc) dans l'interface
Inconvénient:
L'enregistrement n'est parfois disponible que plusieurs heures après la fin de la réunion.

  • En local sur votre ordinateur:

Avantage:

Enregistrement disponible immédiatement
Inconvénient:
Format propriétaire, nécessité de convertir le fichier pour le rendre lisible par tous
Perte des interactions, seul le flux du salon est conservé

23x23pxUne fois la réunion lancée, démarrer l’enregistrement via le bouton
se trouvant en bas de l’interface.

Une boîte de dialogue s’ouvre et il est possible de démarrer l’enregistrement. Il faut toujours vérifier si l'enregistrement se fait dans le Cloud ou en local.

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Une fois la réunion terminée, l'enregistrement est disponible:

Cloud: Sur https://unine.webex.com, dans sa salle personnelle, sous "Enregistrements"

Local: À l'emplacement indiqué lors du démarrage de l'enregistrement

Pour un enregistrement dans le Cloud, la vidéo apparaît comme suit :

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Il est alors possible de la télécharger, la partager, l’éditer ou la supprimer.

En la téléchargeant, les informations sur le chat, les questions, sondages, notes et participants seront perdues.

Dans la partie "Editer", il est possible modifier le sujet, donner des informations supplémentaires à la vidéo, garder ou ajouter une description.

En cas d'enregistrement local, il faut convertir la vidéo au format WMV pour la transmettre au plus grand nombre ou dans le système Ubicast. Pour ce faire, il faut télécharger l'outil de conversion suivant:

https://help.webex.com/en-us/WBX000026388/WRF2WMV-Converter

La conversion d'une vidéo prend généralement entre 1/3 et 1/2 fois la durée de l'enregistrement (p.ex. pour une vidéo de 45 minutes, la conversion peut prendre entre 15 et 23 minutes).

Le partage de la vidéo est décrit ci-dessous.

  1. 20x22pxPartager un enregistrement

Pour partager une vidéo, il faut cliquer sur le bouton à droite de la vidéo. Un dialogue s’ouvre alors.

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Pour des raisons de sécurité et de maîtrise de la vidéo, il est conseillé de laisser le lien en "Lien public" et de sélectionner l’option "Les personnes de mon entreprise peuvent voir cet enregistrement". Cela force les lecteurs de la vidéo à disposer d’un compte Webex Teams de l’UniNE.

Si la liste des personnes est courte, on peut saisir leurs emails dans le champ réservé à cet effet puis cliquer "Enregistrer" pour envoyer directement un email avec le lien et le mot de passe.

En cliquant le bouton 17x20px se trouvant à droite du lien de la vidéo, les informations sont copiées en une seule fois:

Test Webex planifié-20200317 0811-1

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https://unine.webex.com/recordingservice/sites/unine/recording/playback/3bce225f586a4e96ac8dde45ebd38e77

Ces informations peuvent ensuite être transmises par email aux personnes concernées ou affichées dans un forum dédié comme Moodle par exemple.

  1. Description de l’interface de l’application

    1. Préparation des périphériques

Avant de se connecter à la salle de réunion, il faut passer par l’étape de préparation. Cet écran offre un aperçu de la caméra et permet d’effectuer les réglages du matériel.

C:\Users\stadelmannj\Desktop\Webex\2020-03-17 11_37_22-Preparation_Cam_Mic.png

Le bouton bleu en haut à droite permet d’inverser l’image (gauche-droite).

Les boutons en bas de l’image permettent de couper/enclencher le micro, respectivement la webcam.

Les menus au-dessous permettent de définir une source externe pour l’image et de configurer son et micro (sources, périphériques).

  1. Salon de discussion

Un salon de discussion se présente comme suit :

C:\Users\stadelmannj\Desktop\Webex\2020-03-17 13_26_25-Meeting.png

Les salons sont divisés en plusieurs zones :

  • Une fenêtre principale (1) qui montre les différentes webcams des participants, ainsi que le contenu partagé par eux-mêmes.
  • Un menu général en haut (2)
  • Une série d’actions en bas de l’écran (3)
  • Une fenêtre latérale à droite (4) qui contient les détails des participants, du chat, des notes, etc.
    1. Fenêtre principale

La fenêtre principale se présente comme suit:

Cette partie de l’application occupe la majeure partie de l’écran. Elle contient notamment :

  • Les aperçus des webcams de chaque participant.
  • La diffusion par un des utilisateurs d’un flux média (powerpoint, tableau blanc, vidéo,…)
  • Un aperçu miniature de sa propre webcam
  • Une série d’actions en bas. Celles-ci apparaissent seulement quand on approche le curseur de la souris.
    1. Menu général

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Le menu en haut de l’application permet d’accéder à toutes les fonctions disponibles. Cette section en liste ici les principales :

  • Dans le menu Fichier, on trouve des options pour ouvrir un fichier, enregistrer un document, transférer un document aux participants, quitter la discussion, etc.
  • Le menu Partager permet de partager du contenu avec les participants. Ce contenu peut être un écran, une fenêtre d’application, une page web, une vidéo, etc.
  • Dans Participant, on peut notamment inviter des personnes dans le meeting, donner des privilèges (animateur, organisateur, etc.) et accéder au lien du salon.
  • Finalement, le menu Réunion permet de définir les options du salon ainsi que l’enregistrement de la discussion.

A la droite de cette barre de menu, on trouve différents statuts. L’icône rouge ici indique qu’un enregistrement est en cours. La puce verte à droite signifie que l’on est connecté.

  1. Fenêtre latérale

La partie droite de la fenêtre regroupe tous les détails de collaboration, comme la liste des participants, un chat, une zone de prise de notes, des sondages, des sous-titres, etc.

C:\Users\stadelmannj\Desktop\Webex\2020-03-17 15_30_46-Lateral.png

A noter que dans le chat, il est possible soit de chatter avec une personne, soit avec la totalité des personnes connectées.

  1. Partage de contenu

Durant une présentation, il est tout à fait possible de partager du contenu externe et multimédia en plus de sa webcam. Il faut que ce contenu externe soit ouvert en tâche de fond avant le démarrage de la réunion vidéo. Pour ce faire, il est nécessaire de cliquer soit dans le menu Partager > Partager du contenu soit en passant par la troisième icône en bas de l’écran.

On peut alors choisir la source (écran spécifique ou fenêtre d’une application).

NB : au vu du fonctionnement des deux applications, l’utilisation d’OpenBoard en même temps que Webex Meetings pose des problèmes !

Une fenêtre partagée comporte une information supplémentaire en haut à droite. Ce bouton permet d’arrêter le partage d’une fenêtre. Si une autre fenêtre vient à être sélectionnée, ce bouton y apparaît également et permet ainsi de partager une seconde application.

Lorsque du contenu est partagé, la fenêtre habituelle du salon est minimisée et seule une barre d’action apparaît alors en bas de l’écran.

C:\Users\stadelmannj\Desktop\Webex\2020-03-17 13_49_43-Bottom.png

Si cette barre permet de faire les actions habituelles (réglage son, affichage du chat, des participants, etc.), elle permet également de mettre en pause la diffusion du contenu, voire de l’arrêter.

La capture ci-dessous montre comment les autres participants voient le contenu. L’application partagée prend alors toute la place, et la webcam se trouve minimisée en haut de l’écran.

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