Webex Events

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<html>

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<title>WebEx events</title>

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<body lang=FR-CH link=blue vlink=purple>

<div class=WordSection1>

<p class=Titreprincipal>WebEx events</p>

<p class=sous-titre>Outils de réunion et de formation en ligne</p>

<p class=MsoToc1><a href="#_Toc39067334">1.<span style='color:windowtext;

text-decoration:none'>       </span>Description. </span>2</span></a></p>

<p class=MsoToc1><a href="#_Toc39067335">2.<span style='color:windowtext;

text-decoration:none'>       </span>Création de compte. </span>2</span></a></p>

<p class=MsoToc1><a href="#_Toc39067336">3.<span style='color:windowtext;

text-decoration:none'>       </span>Programmation d’un événement (nécessite

d’avoir un login Webex meeting). </span>3</span></a></p>

<p class=MsoToc1><a href="#_Toc39067337">3.1.<span style='color:windowtext;

text-decoration:none'>        </span>Ouverture de Webex Event. </span>3</span></a></p>

<p class=MsoToc1><a href="#_Toc39067338">3.2.<span style='color:windowtext;

text-decoration:none'>        </span>Options de programmation de l’événement. </span>4</span></a></p>

<p class=MsoToc1><a href="#_Toc39067339">3.2.1.<span style='color:windowtext;

text-decoration:none'>         </span>Partie « Informations de base ». </span>5</span></a></p>

<p class=MsoToc1><a href="#_Toc39067340">3.2.2.<span style='color:windowtext;

text-decoration:none'>         </span>Partie « Description et options de

l’événement&nbsp;»&nbsp;: </span>6</span></a></p>

<p class=MsoToc1><a href="#_Toc39067341">3.2.3.<span style='color:windowtext;

text-decoration:none'>         </span>Partie « Participants et

inscriptions&nbsp;». </span>7</span></a></p>

<p class=MsoToc1><a href="#_Toc39067342">4.<span style='color:windowtext;

text-decoration:none'>       </span>Gestion de l’événement après sa

programmation<span style='color:windowtext;display:none;text-decoration:none'>. </span>8</span></a></p>

<p class=MsoToc1><a href="#_Toc39067343">5.<span style='color:windowtext;

text-decoration:none'>       </span>Rejoindre un événement. </span>9</span></a></p>

<p class=MsoToc1><a href="#_Toc39067344">5.1.1.<span style='color:windowtext;

text-decoration:none'>         </span>Si vous ne possédez pas le lien de

l’événement<span style='color:windowtext;display:none;text-decoration:none'>. </span>9</span></a></p>

<p class=MsoToc1><a href="#_Toc39067345">5.2.<span style='color:windowtext;

text-decoration:none'>        </span>Inscription à un événement. </span>9</span></a></p>

<p class=MsoToc1><a href="#_Toc39067346">5.3.<span style='color:windowtext;

text-decoration:none'>        </span>Récupération d’une enquête. </span>10</span></a></p>

<p class=MsoToc1><a href="#_Toc39067347">5.4.<span style='color:windowtext;

text-decoration:none'>        </span>Validation des inscriptions. </span>11</span></a></p>

<p class=MsoToc1><a href="#_Toc39067348">6.<span style='color:windowtext;

text-decoration:none'>       </span>Enregistrement de session. </span>12</span></a></p>

<p class=Titreparagraphe><a name="_Toc36712581"></a> </p>

<span style='font-size:11.0pt;line-height:115%;font-family:"Calibri",sans-serif'><br

clear=all style='page-break-before:always'>

</span>

<p class=MsoNormal><b><span style='font-size:12.0pt;line-height:115%;

color:#365F91'> </span></b></p>

<p class=Titreparagraphe><a name="_Toc39067334">1.<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>     

</span>Description</a></p>

<p class=Corpsparagraphe>WebEx Events est un outil de réunion en ligne étendu

avec des fonctionnalités adaptées à la programmation d’un événement regroupant

beaucoup de personnes. Il est basé sur WebEx Meetings.</p>

<p class=Corpsparagraphe>Il permet de programmer son événement très précisément

notamment de gérer la partie descriptive de l’évènement, inscription des

participants, personnalisation de l’email d’invitation, création d’une enquête

de satisfaction, etc...</p>

<p class=Corpsparagraphe>La partie vidéoconférence ressemble très fortement à

Webex Meeting. C’est donc la partie organisation qui est très intéressante.</p>

<p class=Titreparagraphe><a name="_Toc39067335">2.<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>     

</span>Création de compte</a></p>

<p class=Corpsparagraphe>WebEx Events nécessite un compte WebEx Meeting pour

organiser des sessions. Aucun compte n’est requis pour les participant-e-s.</p>

<p class=Corpsparagraphe>Se référer à <a

href="http://www.unine.ch/files/live/sites/serv_sitel/files/shared/documents/WebexMeetings_base.pdf">la

documentation relative</a> à WebEx Meetings pour l’inscription.</p>

<span style='font-size:11.0pt;line-height:115%;font-family:"Calibri",sans-serif'><br

clear=all style='page-break-before:always'>

</span>

<p class=MsoNormal><b><span style='font-size:12.0pt;line-height:115%;

color:#365F91'> </span></b></p>

<p class=Titreparagraphe><a name="_Toc39067336">3.<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>     

</span>Programmation d’un événement (nécessite d’avoir un login Webex meeting)</a></p>

<p class=Titreparagraphe><a name="_Toc39067337"></a><a name="_Ref39053254">3.1.<span

style='font:7.0pt "Times New Roman"'>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;

</span>Ouverture de Webex Event</a></p>

<p class=Corpsparagraphe style='text-align:justify'>Se rendre sur le site <a

href="https://unine.webex.com">https://unine.webex.com</a> puis utiliser le

bouton « Se connecter » en haut à droite et se connecter avec son compte WebEx

Meetings.</p>

<p class=Corpsparagraphe style='text-align:justify'>Ouvrez ensuite le Webex

Events depuis la Page d’accueil :</p>

<p class=Corpsparagraphe align=center style='text-align:center'><img border=0

width=369 height=360 id="Image 1" src="WebEx%20Events_fichiers/image001.png"></p>

<p class=Corpsparagraphe style='text-align:justify'>Si la page affichée n’est

pas « Salle personnelle de… », afficher la barre de menu depuis le bouton si

besoin puis choisir « WebEx Events » depuis celle-ci.</p>

<p class=Corpsparagraphe align=center style='text-align:center'><img border=0

width=625 height=143 id="Image 13" src="WebEx%20Events_fichiers/image002.png"></p>

<span style='font-size:11.0pt;line-height:115%;font-family:"Calibri",sans-serif'><br

clear=all style='page-break-before:always'>

</span>

<p class=MsoNormal><b><span style='font-size:12.0pt;line-height:115%;

color:#365F91'> </span></b></p>

<p class=Titreparagraphe><a name="_Toc39067338">3.2.<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>          

</span>Options de programmation de l’événement</a></p>

<p class=Corpsparagraphe align=center style='text-align:center'><img border=0

width=417 height=506 id="Image 54" src="WebEx%20Events_fichiers/image003.png"></p>

<p class=Corpsparagraphe>La plupart des configurations sont intuitives et ne nécessitent

pas d’être documentées dans ce document. Voici les quelques configurations qui

pourraient vous intéresser :</p>

<span style='font-size:11.0pt;line-height:115%;font-family:"Calibri",sans-serif'><br

clear=all style='page-break-before:always'>

</span>

<p class=MsoNormal><span style='line-height:115%'> </span></p>

<p class=Titreparagraphe><a name="_Toc39067339">3.2.1.<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>    

</span>Partie « Informations de base »</a></p>

<p class=Corpsparagraphe align=center style='text-align:center'><img border=0

width=572 height=144 id="Image 8" src="WebEx%20Events_fichiers/image004.png"></p>

<p class=Corpsparagraphe><b>Listée sur le calendrier public :</b> indique

que l’événement (une fois programmé) sera visible pour tous sur le site <a

href="https://unine.webex.com/mw3300/mywebex/default.do?siteurl=unine&amp;service=6">https://unine.webex.com/</a>

sans avoir besoin d’être connecté.</p>

<p class=Corpsparagraphe><b>Inscription :</b> L'inscription est disponible

uniquement si l'organisateur n'a pas limité l'événement aux invités uniquement.</p>

<p class=Corpsparagraphe align=center style='text-align:center'><img border=0

width=529 height=280 id="Image 5" src="WebEx%20Events_fichiers/image005.png"> </p>

<span style='font-size:11.0pt;line-height:115%;font-family:"Calibri",sans-serif'><br

clear=all style='page-break-before:always'>

</span>

<p class=MsoNormal><span style='line-height:115%'> </span></p>

<p class=Titreparagraphe><a name="_Toc39067340">3.2.2.<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>    

</span>Partie « Description et options de l’événement » :</a></p>

<p class=Corpsparagraphe><img border=0 width=527 height=218 id="Image 9"

src="WebEx%20Events_fichiers/image006.png"></p>

<p class=Corpsparagraphe><b>Supports pour l’événement : </b>Il vous est

possible avec cette option de mettre en ligne des documents que les

utilisateurs pourront consulter avant le début de l’événement. </p>

<p class=Corpsparagraphe><b>Enquête après événement : </b>Il vous est

possible de réaliser une petite enquête de satisfaction après l’événement. Les

utilisateurs pourront ainsi laisser des commentaires que vous pourrez ensuite

récupérer dans votre compte Webex. La récupération de l’enquête est expliquée

au point<b><span style='color:red'> </span></b><u>Récupération

d’une enquête</u><b><u>.</u></b></p>

<p class=Corpsparagraphe><b>URL de destination après l’événement : </b>Cette

option redirigera tous les invités sur le site que vous mentionnez lorsqu’ils

quittent l’événement ou que vous y mettez fin. Il n’y a actuellement que le

domaine UNINE.CH ainsi que WEBEX.com qui sont autorisé dans cette redirection.</p>

<p class=Corpsparagraphe><b> </b></p>

<span style='font-size:11.0pt;line-height:115%;font-family:"Calibri",sans-serif'><br

clear=all style='page-break-before:always'>

</span>

<p class=MsoNormal><b><span style='font-size:12.0pt;line-height:115%;

color:#365F91'> </span></b></p>

<p class=Titreparagraphe><a name="_Toc39067341">3.2.3.<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>    

</span>Partie « Participants et inscriptions »</a></p>

<p class=Corpsparagraphe align=center style='text-align:center'><img border=0

width=625 height=196 id="Image 4" src="WebEx%20Events_fichiers/image007.png"></p>

<p class=Corpsparagraphe><b>Participants</b> <b>: </b>En cliquant se le

lien <b>« Créer la liste d’invitations</b> <b>» </b>Il vous est

possible d’ajouter un par un les participants ou d’alors utiliser un fichier

CSV (proposé par Webex) qui vous permet d’importer des contacts en masse.</p>

<p class=Corpsparagraphe align=center style='text-align:center'><img border=0

width=416 height=350 id="Image 10" src="WebEx%20Events_fichiers/image008.png"></p>

<p class=MsoNormal style='margin-left:17.85pt'><b>Inviter d’autres personnes :

</b>Si cette case est cochée, les invités pourront inviter une personne en

indiquant son adresse email lors de l’inscription sous «&nbsp;Inviter un

ami ». </p>

<p class=MsoNormal align=center style='margin-left:17.85pt;text-align:center'><img

border=0 width=409 height=195 id="Image 11"

src="WebEx%20Events_fichiers/image009.png"></p>

<p class=Titreparagraphe><a name="_Toc39067342">4.<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>     

</span>Gestion de l’événement après sa programmation</a></p>

<p class=Corpsparagraphe>Lors de la création de l’événement, un email vous est

ensuite envoyé avec les informations nécessaires. Cliquez donc sur le bouton

vert « Démarrer l’événement » pour afficher la page de l’événement</p>

<p class=Corpsparagraphe align=center style='text-align:center'><img border=0

width=324 height=200 id="Image 6" src="WebEx%20Events_fichiers/image010.png"></p>

<p class=Corpsparagraphe>Cette page permet de gérer l’événement après sa

création. </p>

<p class=Corpsparagraphe>Vous pouvez :</p>

<p class=Corpsparagraphe style='margin-left:57.25pt;text-indent:-18.0pt'><span

style='font-family:Symbol'>·<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>        

</span></span>Envoyer le lien directement par email aux participants ou aux

co-animateurs que vous avez défini dans l’événement.</p>

<p class=Corpsparagraphe style='margin-left:57.25pt;text-indent:-18.0pt'><span

style='font-family:Symbol'>·<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>        

</span></span>Envoyer un email d’invitation/de mise à jour aux différentes

personnes</p>

<p class=Corpsparagraphe style='margin-left:57.25pt;text-indent:-18.0pt'><span

style='font-family:Symbol'>·<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>        

</span></span>Gérer les inscriptions pour voir les inscriptions « en

attente&nbsp;», «&nbsp;approuvées&nbsp;», «&nbsp;Refusées&nbsp;»,

« Toutes ».</p>

<p class=Corpsparagraphe style='margin-left:57.25pt;text-indent:-18.0pt'><span

style='font-family:Symbol'>·<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>        

</span></span>Editer l’événement pour modifier tout ce que vous voulez si vous

avez oublié quelque chose.</p>

<p class=Corpsparagraphe style='margin-left:57.25pt;text-indent:-18.0pt'><span

style='font-family:Symbol'>·<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>        

</span></span>Supprimer l’événement.</p>

<p class=Corpsparagraphe style='margin-left:57.25pt;text-indent:-18.0pt'><span

style='font-family:Symbol'>·<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>        

</span></span>Démarrer l’événement.</p>

<p class=Corpsparagraphe align=center style='text-align:center'><img border=0

width=573 height=343 id="Image 7" src="WebEx%20Events_fichiers/image011.png"></p>

<p class=Titreparagraphe><a name="_Toc39067343">5.<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>     

</span>Rejoindre un événement</a></p>

<p class=Corpsparagraphe style='margin-left:17.85pt'>Cliquez simplement sur le

lien qui vous a été transmis par email et inscrivez-vous à l’événement si

nécessaire. Référez-vous au point «<u> </u>Inscription à un événement. » 

</p>

<p class=Titreparagraphe><a name="_Toc39067344">5.1.1.<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>    

</span>Si vous ne possédez pas le lien de l’événement</a></p>

<p class=Corpsparagraphe>Rendez-vous sur <a href="https://unine.webex.com/">https://unine.webex.com/</a>

puis dans le menu en haut à gauche, sélectionnez sur «&nbsp;Webex

Events ».</p>

<p class=Corpsparagraphe align=center style='text-align:center'><img border=0

width=193 height=248 id="Image 2" src="WebEx%20Events_fichiers/image012.png"></p>

<p class=Corpsparagraphe>Si l’événement est rendu public, il sera visible dans

« <b>Liste d’événements</b> » sinon, rendez-vous dans

«&nbsp;Événements non listés&nbsp;» et entrez le numéro de l’événement et

inscrivez-vous si nécessaire. Référez-vous au point «<u> </u>Inscription à un événement. » </p>

<p class=Titreparagraphe><a name="_Toc39067345"></a><a name="_Ref38540093">5.2.<span

style='font:7.0pt "Times New Roman"'>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;

</span>Inscription à un événement.</a></p>

<p class=Corpsparagraphe align=center style='text-align:center'><img border=0

width=370 height=205 id="Image 3" src="WebEx%20Events_fichiers/image013.png"></p>

<p class=Corpsparagraphe>Il est possible que l’inscription nécessite une

approbation de l’organisateur.</p>

<p class=Corpsparagraphe>Vous recevrez ensuite par email toutes les

informations nécessaires.</p>

<span style='font-size:11.0pt;line-height:115%;font-family:"Calibri",sans-serif'><br

clear=all style='page-break-before:always'>

</span>

<p class=MsoNormal><a name="_Ref39053074"><b><span style='font-size:12.0pt;

line-height:115%;color:#365F91'> </span></b></a></p>

<p class=Titreparagraphe><a name="_Toc39067346">5.3.<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>          

</span>Récupération d’une enquête</a></p>

<p class=Corpsparagraphe>Pour récupérer le résultat d’une enquête réalisé à la

fin d’un évènement, il faut ouvrir Webex Event comme indiqué au point <u>Ouverture de Webex Event</u><u> </u>et sélectionner « Mon Webex ».</p>

<p class=Corpsparagraphe align=center style='text-align:center'><img border=0

width=439 height=211 id="Image 12" src="WebEx%20Events_fichiers/image014.png"></p>

<p class=Corpsparagraphe>Entrer dans le menu « <b>Mes Rapports</b> »

puis « <b>Rapport sur la participation</b> ». Il faut ensuite

rechercher un rapport par rapport à la date puis cliquer sur «&nbsp;Afficher le

rapport&nbsp;». Rien ne se passe durant quelques secondes pour permettre au

système d’afficher la liste.</p>

<p class=Corpsparagraphe align=center style='text-align:center'><img border=0

width=516 height=167 id="Image 14" src="WebEx%20Events_fichiers/image015.png"></p>

<p class=Corpsparagraphe>Cliquer ensuite sur le nom de l’événement pour en

afficher le contenu.</p>

<p class=Corpsparagraphe>En haut de la page du contenu il est possible de

cliquer sur le bouton «&nbsp;Exporter&nbsp;» pour en obtenir un document CSV

qui contiendra tous les détails.</p>

<p class=Corpsparagraphe> </p>

<span style='font-size:11.0pt;line-height:115%;font-family:"Calibri",sans-serif'><br

clear=all style='page-break-before:always'>

</span>

<p class=MsoNormal><a name="_Toc37326558"></a><a name="_Ref36554193"><b><span

style='font-size:12.0pt;line-height:115%;color:#365F91'> </span></b></a></p>

<p class=Titreparagraphe><a name="_Toc39067347">5.4.<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>          

</span>Validation des inscriptions</a></p>

<p class=Corpsparagraphe>Dans le cas où l’option « Approuver

automatiquement toutes les demandes d’inscriptions&nbsp;» n’avait pas été activée

lors de la planification de la session, il faut valider manuellement chaque

demande d’inscription d’un/une participant-e.</p>

<p class=Corpsparagraphe>Pour ce faire, ouvrir le lien vers la session à partir

de l’e-mail de notification d’inscription puis se connecter avec son compte

WebEx.</p>

<p class=Corpsparagraphe>Dans la page qui s’ouvre, accéder à la fonction

« Gérer les inscriptions » en bas de page.</p>

<p class=Corpsparagraphe align=center style='text-align:center'><span

style='position:absolute;z-index:251659264;left:0px;margin-left:348px;

margin-top:255px;width:88px;height:18px'><img width=88 height=18

src="WebEx%20Events_fichiers/image016.png"></span><img border=0 width=550

height=290 id="Image 73" src="WebEx%20Events_fichiers/image017.png"></p>

<p class=Corpsparagraphe align=center style='text-align:center'>La liste des

demandes d’inscription s’affiche, cliquer sur «&nbsp;en attente&nbsp;», cocher

la case à côté du ou des participant-e-s puis cliquer sur «&nbsp;Accepter&nbsp;»

ou « Rejeter ».<br>

<img border=0 width=588 height=141 id="Image 75"

src="WebEx%20Events_fichiers/image018.png"></p>

<p class=Corpsparagraphe>Si l’option « Affecter manuellement les invités

inscrits aux sessions&nbsp;» a été sélectionnée lors de la planification, il

est alors possible une fois l’inscription acceptée de gérer les groupes depuis

le bouton «&nbsp;Pré-affectation des invités aux sessions scindées&nbsp;» en

haut de page.</p>

<p class=Corpsparagraphe align=center style='text-align:center'><img border=0

width=490 height=140 id="Image 39" src="WebEx%20Events_fichiers/image019.png"></p>

<p class=Corpsparagraphe>Le/la participant-e recevra un e-mail de confirmation

comportant le lien et un mot de passe qui lui permettra de rejoindre la session

de formation.<br clear=all style='page-break-before:always'>

</p>

<p class=Titreparagraphe><a name="_Toc39067348"></a><a name="_Toc37326559">6.<span

style='font:7.0pt "Times New Roman"'>      </span>Enregistrement

de session</a></p>

<p class=Corpsparagraphe>Tout comme WebEx Meetings, il est possible

d’enregistrer une session complète.</p>

<p class=Corpsparagraphe>Cet enregistrement peut être lue directement depuis le

site webex.</p>

<p class=Corpsparagraphe>Ce processus est identique à celui WebEx Meetings, se

référer à <a

href="https://www.unine.ch/files/live/sites/serv_sitel/files/shared/documents/WebexMeetings_Advanced.pdf">la

documentation relative</a> à cet outil.</p>

<p class=Corpsparagraphe> </p>

</div>

</body>

</html>