Webex Events

Outils de réunion et de formation en ligne

1. Description

WebEx Events est un outil de réunion en ligne étendu avec des fonctionnalités adaptées à la

programmation d'un événement regroupant beaucoup de personnes. Il est basé sur WebEx

Meetings.

Il permet de programmer son événement très précisément notamment de gérer la partie

descriptive de l'évènement, inscription des participants, personnalisation de l'email d'invitation,

création d'une enquête de satisfaction, etc...

La partie vidéoconférence ressemble très fortement à Webex Meeting. C'est donc la partie

organisation qui est très intéressante.

2. Création de compte

WebEx Events nécessite un compte WebEx Meeting pour organiser des sessions. Aucun compte

n'est requis pour les participant-e-s.

Se référer à la documentation relative à WebEx Meetings pour l'inscription.

3. Programmation d'un événement (nécessite d'avoir un login Webex meeting)

3.1. Ouverture de Webex Event

Se rendre sur le site https://unine.webex.com puis utiliser le bouton " Se connecter " en haut à

droite et se connecter avec son compte WebEx Meetings.

Ouvrez ensuite le Webex Events depuis la Page d'accueil :

Si la page affichée n'est pas " Salle personnelle de... ", afficher la barre de menu depuis le

bouton si besoin puis choisir " WebEx Events " depuis celle-ci.

3.2. Options de programmation de l'événement

La plupart des configurations sont intuitives et ne nécessitent pas d'être documentées dans ce

document. Voici les quelques configurations qui pourraient vous intéresser :

3.2.1. Partie " Informations de base "

Listée sur le calendrier public : indique que l'événement (une fois programmé) sera visible pour

tous sur le site https://unine.webex.com/  sans avoir besoin d'être connecté.

Inscription : L'inscription est disponible uniquement si l'organisateur n'a pas limité l'événement

aux invités uniquement.

  3.2.2. Partie " Description et options de l'événement " :

Supports pour l'événement : Il vous est possible avec cette option de mettre en ligne des

documents que les utilisateurs pourront consulter avant le début de l'événement.

Enquête après événement : Il vous est possible de réaliser une petite enquête de satisfaction

après l'événement. Les utilisateurs pourront ainsi laisser des commentaires que vous pourrez

ensuite récupérer dans votre compte Webex. La récupération de l'enquête est expliquée au

point Récupération d'une enquête.

URL de destination après l'événement : Cette option redirigera tous les invités sur le site que

vous mentionnez lorsqu'ils quittent l'événement ou que vous y mettez fin. Il n'y a actuellement

que le domaine UNINE.CH ainsi que WEBEX.com qui sont autorisé dans cette redirection.

3.2.3. Partie " Participants et inscriptions "

Participants : En cliquant se le lien " Créer la liste d'invitations " Il vous est possible d'ajouter

un par un les participants ou d'alors utiliser un fichier CSV (proposé par Webex) qui vous permet

d'importer des contacts en masse.

Inviter d'autres personnes : Si cette case est cochée, les invités pourront inviter une personne en

indiquant son adresse email lors de l'inscription sous " Inviter un ami ".

4. Gestion de l'événement après sa programmation

Lors de la création de l'événement, un email vous est ensuite envoyé avec les informations

nécessaires. Cliquez donc sur le bouton vert " Démarrer l'événement " pour afficher la page de

l'événement

Cette page permet de gérer l'événement après sa création.

Vous pouvez :

* Envoyer le lien directement par email aux participants ou aux co-animateurs que vous

avez défini dans l'événement.

* Envoyer un email d'invitation/de mise à jour aux différentes personnes

* Gérer les inscriptions pour voir les inscriptions " en attente ", " approuvées ",

" Refusées ", " Toutes ".

* Editer l'événement pour modifier tout ce que vous voulez si vous avez oublié quelque

chose.

* Supprimer l'événement.

* Démarrer l'événement.

5. Rejoindre un événement

Cliquez simplement sur le lien qui vous a été transmis par email et inscrivez-vous à l'événement

si nécessaire. Référez-vous au point " Inscription à un événement. " 

5.1. Si vous ne possédez pas le lien de l'événement

Rendez-vous sur https://unine.webex.com/ puis dans le menu en haut à gauche, sélectionnez

sur " Webex Events ".

Si l'événement est rendu public, il sera visible dans " Liste d'événements " sinon, rendez-vous

dans " Événements non listés " et entrez le numéro de l'événement et inscrivez-vous si

nécessaire. Référez-vous au point " Inscription à un événement. "

5.2. Inscription à un événement.

Il est possible que l'inscription nécessite une approbation de l'organisateur.

Vous recevrez ensuite par email toutes les informations nécessaires.

5.3. Récupération d'une enquête

Pour récupérer le résultat d'une enquête réalisé à la fin d'un évènement, il faut ouvrir Webex

Event comme indiqué au point Ouverture de Webex Event et sélectionner " Mon Webex ".

Entrer dans le menu " Mes Rapports " puis " Rapport sur la participation ". Il faut ensuite

rechercher un rapport par rapport à la date puis cliquer sur " Afficher le rapport ". Rien ne se

passe durant quelques secondes pour permettre au système d'afficher la liste.

Cliquer ensuite sur le nom de l'événement pour en afficher le contenu.

En haut de la page du contenu il est possible de cliquer sur le bouton " Exporter " pour en

obtenir un document CSV qui contiendra tous les détails.

5.4. Validation des inscriptions

Dans le cas où l'option " Approuver automatiquement toutes les demandes d'inscriptions "

n'avait pas été activée lors de la planification de la session, il faut valider manuellement chaque

demande d'inscription d'un/une participant-e.

Pour ce faire, ouvrir le lien vers la session à partir de l'e-mail de notification d'inscription puis se

connecter avec son compte WebEx.

Dans la page qui s'ouvre, accéder à la fonction " Gérer les inscriptions " en bas de page.

La liste des demandes d'inscription s'affiche, cliquer sur " en attente ", cocher la case à côté du

ou des participant-e-s puis cliquer sur " Accepter " ou " Rejeter ".

Si l'option " Affecter manuellement les invités inscrits aux sessions " a été sélectionnée lors de

la planification, il est alors possible une fois l'inscription acceptée de gérer les groupes depuis le

bouton " Pré-affectation des invités aux sessions scindées " en haut de page.

Le/la participant-e recevra un e-mail de confirmation comportant le lien et un mot de passe qui

lui permettra de rejoindre la session de formation.

6. Enregistrement de session

Tout comme WebEx Meetings, il est possible d'enregistrer une session complète.

Cet enregistrement peut être lue directement depuis le site webex.

Ce processus est identique à celui WebEx Meetings, se référer à la documentation relative à cet

outil.

 

Service informatique et télématique - v1.0 / 30.04.2020

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