¶ Présentation
Pires permet de gèrer les réservations des salles d'enseignements
¶ Connexion
¶ Description
Vous devez vous authentifier avec votre compte UniNE pour utiliser l'application PIRES.
Vous devez également avoir reçu au préalable l'autorisation d'utiliser l'application PIRES.
¶ Sélectionner une salle pour consulter son occupation
¶ Description
Cet onglet contient la liste des bâtiments et des salles. Utilisez-le pour sélectionner la salle dont vous souhaitez consulter l'occupation.
- Cliquez sur un bâtiment pour voir ses salles.
- Cliquez sur une salle pour la sélectionner.
L'occupation de la salle sélectionnée va s'ouvrir dans l'onglet à droite
A tout moment vous pouvez revenir dans cet onglet et sélectionner une autre salle.
¶ Actions annexes
¶ Occupation d'une salle
¶ Description
L'onglet Occupation affiche l'occupation de la salle sélectionnée dans un agenda. Le nom de la salle est visible dans le texte de l'onglet.
Les occupations sont identifiés par un code de couleurs
- Les cours de l'horaire PIDHO sont dans la couleur de la faculté ;
- Les examens sont en violet ;
- Les réservations sont en gris.
¶ Changer la date dans l'agenda
Vous pouvez changer la date à l'aide des boutons en haut à gauche. 
-
Cliquez sur les boutons avec les flèches
pour changer de mois/semaine/jour (en fonction du type d'affichage de l'agenda) (voir la section Changer le type d'affichage); (voir la section 
Changer le type d'affichage de l'agenda) -
Cliquez sur la date ou l'image de petit calendrier
pour sélectionner une autre date.
¶ Changer le type d'affichage de l'agenda
Sur la droite se trouve 3 boutons qui permettent de changer le type d'affichage de l'agenda 
- Mois - Affiche le mois de la date sélectionnée. Cette affichage ne contient pas les heures ;
- Semaine - Affiche la semaine de la date sélectionnée ;
- Jour - Affiche le jour sélectionné.
¶ Filtrer les occupations visible dans l'agenda
Aux centre de l'en-tête de l'agenda se trouve 6 boutons en couleurs. Ils permettent de filtrer les occupations visibles. 
Cliquer dessus active/désactive le filtre correspondant.
Les 5 premiers boutons correspondent aux 5 facultés et services de l'horaire des cours PIDHO, le 5e aux examens et le 6e aux réservations.
Par défaut ils sont tous activés, sauf ceux qui sont vides (il n'y a aucune occupation qui correspond au filtre) qui sont désactivés.
¶ Afficher le détail d'une réservation
Cliquez sur une réservation (les occupations en gris) pour afficher le détail.
¶ Effectuer une réservation dans la salle
Pour effectuer une réservation dans la salle, cliquez sur l'onglet Nouvelle réservation.
¶ Modifier une réservation
Attention : Vous ne pouvez modifier que vos propres réservations !
Cliquez sur une réservation pour afficher le détail puis cliquez sur le bouton Modifier en bas à gauche.
Les cours et les examens ne peuvent pas être modifiés dans PIRES, mais par les planificateurs, dans le système de planification respectif PIDHO et PIDEX.
¶ Supprimer une réservation
Attention : Vous ne pouvez supprimer que vos propres réservations !
Cliquez sur une réservation pour afficher le détail puis cliquez sur le bouton Supprimer en bas à droite.
Cette action supprime la réservation et l'ensemble de toutes les dates. Si vous souhaitez juste supprimer une date, modifiez la réservation pour retirer la date.
Les cours et les examens ne peuvent pas être modifiés dans PIRES, mais par les planificateurs, dans le système de planification respectif PIDHO et PIDEX.
¶ Exporter l'occupation de la semaine courante
Vous pouvez exporter l'horaire de la semaine dans un fichier pdf ou rtf.
-
Sélectionnez le mode d'affichage Semaine
-
Sélectionner la semaine à exporter avec le calendrier
-
Cliquez sur le bouton Imprimer pour afficher les options d'exportation
-
Sélectionnez ce que vous souhaitez inclure dans l'exportation
- L'horaire des cours : cochez la case Horaire des cours et choisissez les informations sur les cours à exporter ;
- Les réservations : cochez la case Autres réservations et choisissez les informations sur les réservation à exporter ;
- Les examens : cochez la case Examens.
-
Sélectionnez la version du document
- Horaire standard Semaine du lundi au samedi, de 8h à 20h ;
- Horaire étendu à 22h et dimanche Semaine du lundi au dimanche, de 8h à 22h.
-
Sélectionnez le format du document en cliquant sur
ou 
¶ Actions annexes
¶ Rechercher des salles libres
¶ Description
L'onglet Salles libres permet de trouver les salles libres sur une période donnée.
Entrez la plage de dates, les heures, sélectionnez le jour de la semaine (tous signifie que tous les jours entre le début et la fin, les salles doivent être libres) et la capacité minimale de la salle puis cliquez sur le bouton Lancer la recherche.
La liste des bâtiments va s'afficher. Cliquez sur un bâtiment pour voir les salles libres répondant aux critères de recherche.
¶ Réserver une salle
Cliquez sur une salle pour effectuer une réservation.
¶ Rechercher des réservations
¶ Description
L'onglet recherche permet de rechercher des réservations.
¶ Afficher vos 10 dernières réservations
Vous pouvez afficher les 10 dernières réservations que vous avez effectuez en cliquant sur le bouton Afficher mes 10 dernières réservations qui se trouve au dessus du panneau de recherche. Elles sont triées de la plus récente à la plus ancienne.
¶ Rechercher des réservations
Entrez vos critères de recherche dans le panneau bleu et cliquez sur le bouton Lancer la recherche.
La recherche prend en compte tous les champs qui contiennent une valeur autre que (tous) et (toutes)
- Période : Plage de date durant laquelle la réservation doit avoir lieu
- Organisme/Entité ; Personne de contact
- Type de réservation
- Bâtiment
- Salle
- Traitée par
¶ Afficher les dates d'une réservation
Cliquez sur la flèche 
dans la colonne dates pour afficher les dates de la réservation. Pour afficher les dates de toutes les réservations, cliquez sur le bouton Afficher toutes les dates
¶ Trier le tableau des réservations
Cliquez sur l'entête d'une colonne pour trier le tableau selon les valeurs de cette colonne. Cliquez plusieurs fois pour alterner l'ordre de tri.
¶ Modifier une réservation
Vous ne pouvez modifier que vos propres réservations !
Cliquez sur 
dans la colonne Actions
Vous pourrez modifier le détail, ajouter, modifier et supprimer les dates.
¶ Supprimer une réservation
Vous ne pouvez supprimer que vos propres réservations !
Cliquez sur 
dans la colonne Actions et confirmez la suppression.
Cela va supprimer la réservation complète. Si vous souhaitez juste supprimer une date, modifiez la réservation.
¶ Actions annexes
¶ Effectuer une nouvelle réservation
¶ Description
L'onglet Nouvelle réservation permet d'effectuer une nouvelle réservation d'une salle.
Une réservation n'est valable que pour une seule salle. Une fois la réservation effectuée, vous aurez la possibilité de la copier dans d'autres salles.
Entrez toutes les informations sur la réservation
- le locataire
- la description
- le type
- le bâtiment et la salle
- les dates
et cliquez sur le bouton Enregistrer
¶ Sélectionner ou changer le locataire
Cliquer sur le bouton Sélectionner pour sélectionner ou changer le locataire de la réservation.
Le locataire est composé de deux éléments :
- L'entité. Cela peut être le nom d'une faculté, d'un institut, d'une institution publique etc
- La personne de contact. La personne à contacter en rapport avec la réservation et qui va occuper la salle
Ne vous mettez pas comme personne de contact, sauf si la réservation vous concerne directement.
¶ Entrer le détail de la réservation
Le détail de la réservation est composée des éléments suivants
- Description
- Type
- Bâtiment et salle. Si vous avez affiché l'occupation d'une salle, celle-ci sera automatiquement sélectionnée pour la réservation, sinon sélectionnez le bâtiment et la salle à l'aide des deux menus déroulants
¶ Ajouter des dates à la réservation
Cliquez sur le bouton Saisir des dates. Les dates qui ont déjà été saisies sont visibles dans le tableau en dessous.
¶ Modifier les dates
Cliquez sur dans la dernière colonne de la date que vous voulez modifier.
¶ Supprimer des dates
Cliquez sur dans la dernière colonne de la date que vous voulez supprimer.
¶ Enregistrer la réservation
Cliquez sur le bouton Enregistrer lorsque vous avez terminé d'entrer les données de la réservation.
Une fois l'enregistrement terminé, vous aurez la possibilité de la copier dans d'autres salles.
¶ Action annexes
¶ Sélectionner le locataire d'une réservation
¶ Description
Ce formulaire permet de sélectionner le locataire lors d'une réservation.
Vous pouvez soit sélectionner un locataire que vous avez précédemment utilisé, soit en créer un nouveau.
¶ Sélectionner un locataire existant
Les locataires que vous utilisez sont automatiquement enregistrés. Ils peuvent être rapidement retrouvé lors de vos prochaines réservations.
Sélectionnez-le dans le tableau. Vous pouvez effectuer une recherche en entrant le nom de l'entité et/ou du contact dans les zones d'édition qui se trouvent dans les en-têtes des colonnes.
Le détail du locataire sélectionné va s'afficher dans le cadre en dessous du tableau.
Cliquez sur le bouton Ok pour valider la sélection et retourner dans le formulaire de réservation.
¶ Modifier l'entité ou le contact du locataire sélectionné
Lorsque vous avez sélectionné un locataire, vous pouvez corriger le nom de l'entité et les informations du contact.
Cliquez sur 
et changez les valeurs.
Attention : toutes les modifications de l'entité et du contact seront répercutées sur l'ensemble des réservations qui utilisent cette entité et/ou ce contact. Cette action ne doit être réalisée que s'il s'agit de corriger des valeurs.
Si vous voulez seulement remplacer l'entité ou le contact, créez un nouveau locataire (voir la rubrique Créer un nouveau locataire).
¶ Supprimer un locataire
Cliquez sur sur la ligne du locataire que vous voulez supprimer.
Attention : cela va seulement retirer le locataire de votre liste personnelle. Les réservations de ce locataire ne sont pas touchées et l'entité et le contact ne sont pas supprimés de PIRES.
¶ Créer un nouveau locataire
Si le locataire n'existe pas dans votre liste, cliquez sur le bouton Afficher la liste complète des entités et contacts pour en créer un nouveau.
¶ Actions annexes
¶ Création d'un nouveau locataire
¶ Description
Ce formulaire permet de créer un nouveau locataire lors d'une réservation. Il contient toutes les entités et tous les contacts qui ont déjà été crées dans PIRES et vous donne la possibilité d'en créer de nouveaux.
Si l'entité et/ou le contact ont déjà été créé, vous pouvez directement les récupérer pour le nouveau locataire, sinon vous pouvez en créer des nouveaux.
¶ Créer un locataire à partir d'une entité et d'un contact déjà existant
Sélectionnez l'entité dans le tableau de gauche et le contact dans le tableau de droite.
L'entité et le contact sélectionnés s'affichent dans le cadre au milieu. Cliquez sur le bouton OK pour valider et retourner dans le formulaire de réservation.
Le nouveau locataire créé sera ajouté à votre liste personnelle.
¶ Créer une nouvelle entité
Cliquez sur le bouton Créer une nouvelle entité, entrez le nom de l'entité et cliquez sur Ok
¶ Créer un nouveau contact
Cliquez sur le bouton Créer un nouveau contact, entrez les données du contact et cliquez sur Ok
¶ Modifier une entité
Lorsque vous avez sélectionné une entité et que celle-ci est affichée dans le cadre central, vous pouvez la modifier en cliquant sur .
Attention : Si vous modifiez l'entité, cela va être répercuté sur l'ensemble des réservations qui utilisent cette entité. Cette action ne doit être réalisée que s'il s'agit de corriger des valeurs.
¶ Modifier un contact
Lorsque vous avez sélectionné un contact et que celui-ci est affiché dans le cadre central, vous pouvez le modifier en cliquant sur .
Attention : Si vous modifiez le contact, cela va être répercuté sur l'ensemble les réservations qui utilisent ce contact. Cette action ne doit être réalisée que s'il s'agit de corriger des valeurs.
¶ Ajouter des dates à une réservation
¶ Description
Ce formulaire permet d'ajouter des dates à la réservation. Vous disposez de deux modes de saisie, sélectionnable par les deux onglets en haut à gauche :
- Saisie standard Saisie d'une date ou d'une plage de dates
- Assistant Saisie de dates à l'aide de l'assistant
Attention : il n'est pas possible de réserver une salle durant les périodes d'examens, présentes et futures, tant que l'horaire n'a pas été publié.
¶ Saisie standard
-
Sélectionnez la plage de date ;
-
Cliquez sur
pour saisir les heures. Le programme va vérifier que la salle soit bien libre aux dates et aux heures choisies. Si un problème est détecté, un message d'erreur va s'afficher et vous empêcher de continuer ; -
Répétez l'action précédente si vous voulez ajouter des heures supplémentaires à la plage de dates ;
-
Cliquez sur le bouton Ajouter à la réservation pour valider et retourner à la réservation.
¶ Assistant
L'assistant permet d'ajouter une série de dates et heures consécutives.
-
Entrez la période. Vous pouvez sélectionner automatiquement les dates du semestre d'automne et de printemps en cliquant sur
et 
. -
Le tableau va afficher les jours de semaine correspondant aux dates. Cliquez sur les cases à cocher pour sélectionner/désélectionner les jours de semaine dont vous souhaitez générer les dates.
Par exemple : cocher Lundi signifie que toutes les dates correspondantes à un lundi seront générées ; -
Pour chaque jour de semaine activé, sélectionnez la fréquence et les heures de début et de fin ;
-
Cliquez sur tous les boutons Valider pour vérifier si la salle est bien libre. Si un problème d'occupation est détecté, la validation va échouer et un message d'erreur va s'afficher en bas de l'écran ;
-
Lorsque tous les jours ont été validé, cliquez sur le bouton Ajouter à la réservation pour générer les dates et retourner à la réservation.
¶ Exporter l'occupation d'une salle
¶ Description
L'onglet Sortie permet d'exporter l'horaire hebdomadaire d'une salle dans un format pdf ou rtf
¶ Exporter l'horaire
-
Sélectionner la semaine à exporter avec le calendrier
Si la date que vous avez sélectionnez ne correspond pas à un lundi, le programme le sélectionnera automatiquement ; -
Sélectionnez la salle
-
Sélectionnez ce que vous souhaitez inclure dans l'exportation
- L'horaire des cours : cochez la case Horaire des cours et choisissez les informations des cours à exporter ;
- Les réservations : cochez la case Autres réservations et choisissez les informations des réservations à exporter ;
- Les examens : cochez la case Examens.
-
Sélectionnez la version du document
- Horaire standard Semaine du lundi au samedi, de 8h à 20h ;
- Horaire étendu à 22h et dimanche Semaine du lundi au dimanche, de 8h à 22h.
-
Sélectionnez le format du document en cliquant sur
ou .